--- title: "Notas de encomenda, guias de receção e as três quantidades que interessam | GoSufra" description: "Porque encomendado, recebido e aceite são três números diferentes, do que uma guia de receção o protege, e como as condições de fornecedor transformam a compra num processo." url: "https://gosufra.com/pt/blog/notas-de-encomenda/" language: "pt" source: "https://gosufra.com" --- # Notas de encomenda, guias de receção e as três quantidades que interessam Porque encomendado, recebido e aceite são três números diferentes, do que uma guia de receção o protege, e como as condições de fornecedor transformam a compra num processo. 2026-08-18 · 7 min de leitura ![Ilustração de uma nota de encomenda frente a uma caixa de entrega](https://gosufra.com/blog/purchase-orders-and-suppliers.svg) ## Pontos-chave - Encomendado, recebido e aceite são três números. Registar só um é a razão de as faturas deixarem de bater. - A guia de receção é a sua única prova quando uma fatura diz mais do que a câmara tem. - Lote e validade vão na linha de receção, não num autocolante que alguém vai descolar. - As condições e mínimos do fornecedor são dados, não saber oral de quem costuma encomendar. A maioria dos restaurantes compra por telefone e lembra-se por hábito. Funciona até quem faz as encomendas tirar uma semana de férias, ou até chegar uma fatura que ninguém consegue verificar. Comprar não precisa de ser burocrático. Precisa de três quantidades e de um documento. ## Encomendado, recebido, aceite Não são o mesmo número, e fingir que são está na origem de quase todas as disputas de stock: | Quantidade | A que responde | | --- | --- | | Encomendado | O que pediu ao fornecedor | | Recebido | O que chegou fisicamente à porta | | Aceite | O que estava disposto a ficar | Chega uma palete com doze caixas quando encomendou quinze; duas das doze vêm danificadas. Encomendado 15, recebido 12, aceite 10. Só o último número deve mexer no seu stock, e só o do meio se concilia com a guia de transporte. Se o seu sistema regista uma única quantidade, descobrirá a diferença quando chegar a fatura — e nessa altura as caixas rejeitadas já lá não estão. As rejeições levam também um motivo e um **destino**: devolvido ao fornecedor, ou abatido como perda. São desfechos financeiros diferentes, e decidir à porta é muito mais barato do que discutir no fim do mês. ## A encomenda tem uma vida Uma encomenda percorre estados em vez de ser um apontamento num bloco: **Rascunho → Submetida → Aprovada → Recebida parcialmente → Recebida**, com **Cancelada** como saída. Os dois úteis são *Aprovada* e *Recebida parcialmente*. Aprovação significa que alguém com autoridade para gastar concordou com o valor antes de ser gasto — o controlo mais barato que existe nas compras. Recebida parcialmente é o estado honesto que falta a muitos sistemas: chegou metade, o resto ainda é devido, e a nota fica aberta até deixar de estar. Cada encomenda traz também uma data de entrega prevista face a uma real. Ao fim de um mês, a distância entre essas duas colunas diz-lhe que fornecedor é fiável e a qual anda a desculpar em silêncio. ## As guias de receção e porque existem Uma guia de receção é o registo de uma entrega concreta face a uma encomenda concreta: quem recebeu, quando, o que chegou, o que foi aceite e o que foi rejeitado e porquê. É o documento que lhe permite dizer «a fatura diz quinze, a nossa guia diz doze, aqui está a assinatura». Sem ela, uma disputa é a sua memória contra os papéis deles — e os papéis deles ganham sempre. A linha de receção é também o sítio certo para **número de lote, número de série, prazo de validade e data de fabrico**. Registá-los à porta permite responder a uma recolha de produto ou a uma dúvida de deterioração com uma consulta, em vez de abrir cada caixa. Um autocolante cai; uma linha de receção não. ## Os fornecedores são fichas, não relações Tudo o que sabe quem costuma encomendar devia estar na ficha do fornecedor: pessoa de contacto, telefone, prazo de pagamento em dias, valor mínimo de encomenda, datas de contrato e uma avaliação que atualize a sério. Dois destes pagam-se logo: - **O prazo de pagamento** transforma uma pilha de faturas num calendário, e o calendário numa previsão de tesouraria. - **A encomenda mínima** trava o pequeno reforço que custa mais em transporte do que poupa em stock. A avaliação merece honestidade. «O mais barato ao quilo» não é «o mais barato ao quilo aproveitável entregue a horas», e é o segundo que paga a renda. ## Um ritmo semanal que funciona 1. **Encomende a partir de níveis-alvo, não de uma espreitadela à câmara.** O sistema sabe o que falta; um olhar não. 2. **Recebe uma só pessoa, e confere contra a encomenda, não contra a fatura.** 3. **Rejeite à porta.** O que é aceite passa a ser seu, tenha o aspeto que tiver na manhã seguinte. 4. **Reveja mensalmente a diferença entre entrega prevista e real** e tenha a conversa com o fornecedor que a vai alargando. Nada disto é caro. E tudo sai muito mais barato do que a alternativa: descobrir nas contas que pagou mercadoria que nunca serviu. - notas de encomenda - gestão de fornecedores - guia de receção - compras restauração ## No produto ### [Inventário e compras](https://gosufra.com/pt/funcionalidades/software-de-stock-restaurante/) Explorar ## Faça tudo isto a partir de um único sistema POS, cozinha, inventário, custo de receitas, pessoal e contabilidade — ligados, e grátis para começar. [Criar a minha conta grátis](https://app.gosufra.com/register?lang=pt) ## Artigos relacionados ![Ilustração de caixas de estoque empilhadas com ordem](https://gosufra.com/blog/inventory-control.svg) Inventário 2026-05-18 · 9 min de leitura ### [Controle de estoque: parar o vazamento antes que chegue ao P&L](https://gosufra.com/pt/blog/controle-de-estoque/) Um sistema de estoque prático para restaurantes: compras e recebimento, ritmo de contagem, rastreio de lotes e validade, e pontos de reposição que evitam faltar produto no meio do serviço. Ler artigo ![Ilustração de um prato a retirar os seus ingredientes de um contentor de stock](https://gosufra.com/blog/recipes-and-automatic-stock-deduction.svg) Inventário 2026-08-28 · 7 min de leitura ### [Receitas e abate automático de stock: como vender um prato mexe no seu inventário](https://gosufra.com/pt/blog/receitas-e-abate-automatico-de-stock/) Como uma receita liga um artigo da carta às matérias-primas, o que as percentagens de rendimento e quebra fazem ao custo, e porque o abate automático só diz a verdade se a receita disser. Ler artigo [← Todos os artigos](https://gosufra.com/pt/blog/) [Contacte-nos](https://t.me/GoSufraSupport)