Taxa și serviciul pe notă: ordinea corectă a calculului

O notă nu e o foaie pe care clientul o ia cu el. E documentul pe care se construiește toată contabilitatea. Ce îi confundă cel mai mult pe proprietari e amestecul a trei lucruri diferite: valoarea articolelor, taxa de serviciu și taxa.

Acest articol explică mecanica de calcul și prezentare. Tratamentul fiscal care se aplică afacerii dumneavoastră concrete se decide cu contabilul și înregistrarea fiscală — nu se copiază de la restaurantul de alături și nici dintr-un articol.

Trei componente distincte

Cea mai comună greșeală e să tratați taxa de serviciu ca pe o taxă, sau să o calculați după taxă. Serviciul e venit al restaurantului și trebuie să apară pe propria linie — nu înglobat în prețurile articolelor și nu unit cu linia de taxă.

Ordinea corectă

Secvența obișnuită și logică:

1) items subtotal
2) − discount
3) = taxable base
4) + service charge (a percentage of the base)
5) + tax
6) = total due

Un exemplu la 12 % serviciu și 14 % taxă, doar pentru ilustrare:

Un punct care cere o decizie deliberată: taxa se calculează și pe serviciu? Mai sus a fost aplicată pe (bază + serviciu). Acel tratament trebuie stabilit cu contabilul și apoi blocat în sistem, nu lăsat la judecata fiecărui casier.

Inclusă sau exclusă?

Exclusă: prețul afișat e 200 și taxa se adaugă. Contabilitate mai curată, și poate surprinde oaspetele la plată.

Inclusă: prețul afișat de 228 acoperă totul. Mai bun pentru oaspete, dar are nevoie de un calcul invers corect:

tax = inclusive price × (rate ÷ (1 + rate))

La 14 % pe un preț inclusiv de 228:

228 × (0.14 ÷ 1.14) = 28.00
net = 200.00

Greșeala scumpă e să înmulțiți prețul inclusiv direct cu rata (228 × 0.14 = 31.92) — un număr greșit care se adună pe mii de note.

Ce trebuie să arate nota

Ca minim practic:

• Numele afacerii și adresa locației
• Numărul de înregistrare fiscală
• Un număr de factură secvențial, nerelat
• Data și ora
• Articole cu cantități și prețuri
• Discount, dacă există
• Taxa de serviciu pe propria linie
• Taxa pe propria linie, cu rata menționată
• Totalul și metoda de plată

Scurtarea acestui lucru economisește puțină hârtie și creează o problemă la prima verificare.

Locații și rate diferite

Cu mai mult de o locație, tratamentul sau rata pot diferi. Un sistem care forțează o singură rată pe toată afacerea vă condamnă la ajustări manuale lunare.

În GoSufra, taxa se configurează pe locație, inclusă sau exclusă, taxa de serviciu se calculează separat de taxă, iar numărul de înregistrare fiscală se tipărește pe bon. Pentru că fiecare vânzare își înregistrează automat propria înregistrare dublă echilibrată, sumarul lunar de taxă și detaliul vânzărilor și achizițiilor devin rapoarte pe care le deschideți, nu fișiere pe care le asamblați.

Înainte de finalul lunii

1. Reconciliați totalul de taxă din rapoarte cu totalul de taxă din registre.
2. Revizuiți facturile anulate și rambursările și cum au fost tratate.
3. Confirmați că secvența numerelor de factură nu are goluri neexplicate.
4. Pregătiți detaliul vânzărilor și achizițiilor, nu doar totalurile.
5. Revizuiți orice schimbare de rată cu contabilul înainte de a o aplica în sistem.

O notă corectă nu vă protejează de taxă. Vă protejează de a petrece trei zile pe lună reconstruind ce ar fi trebuit înregistrat corect din prima.