Program de gestiune a stocurilor pentru restaurante: 9 lucruri pe care trebuie să le facă înainte să plătești

Depozitul e locul prin care banii unui restaurant se scurg cel mai discret: pui expirat, ulei care se termină mai repede decât explică vânzările, un furnizor care aduce 18 kilograme pe o factură de 20 și un inventar de sfârșit de lună pe care nimeni nu-l poate explica. Programul de gestiune a stocurilor pentru restaurante potrivit închide aceste uși una câte una.

Nu merge orice program de stocuri. Instrumentele generale — făcute pentru magazine și depozite — nu știu că un wrap conține 150 g de pui. Înainte să plătești, verifică dacă programul face aceste nouă lucruri.

1. Stoc pe locație cu alerte de stoc minim

Fiecare locație are stocul și cantitățile ei, iar fiecare ingredient un stoc minim — când e atins apare o alertă cu o cantitate de recomandare sugerată. Așa roșiile nu se mai termină joi seara la nouă.

2. Scădere automată din rețetă la fiecare vânzare

E cea mai importantă funcție și cea pe care instrumentele generale nu o au. Fiecare produs din meniu e legat de o rețetă, cu rețetă pentru fiecare mărime. Imediat ce casa vinde un wrap, programul scade singur puiul, lipia și sosul din stocul locației. Nimeni nu trebuie să introducă consumul la sfârșitul zilei. Vezi rețete și scăderea automată din stoc.

3. Comenzi către furnizori cu aprobare

În loc ca bucătarul să sune furnizorul și să comande ce-i trece prin cap, comanda se creează în sistem și ajunge la un manager pentru aprobare înainte de trimitere. Știi cine a comandat ce și la ce preț — și nu mai găsești trei baxuri de brânză în plus în camera frigorifică.

4. Recepție cu trei cantități

Când vine marfa, recepția nu e doar «livrat». O notă de recepție adevărată înregistrează cantitățile acceptate, refuzate și deteriorate. Stocul crește doar cu ce s-a acceptat, iar furnizorul e plătit pentru ce a intrat de fapt. Asta prinde cele 18 kilograme pe o factură de 20. Detalii în comenzi către furnizori și note de recepție.

5. Urmărirea loturilor și a termenelor de valabilitate

Ingredientele perisabile — carne, lactate, sosuri — trebuie înregistrate pe lot și cu data expirării. Programul îți spune ce expiră săptămâna aceasta ca să folosești primul, iar dacă o livrare are o problemă știi unde a ajuns.

6. Inventare care compară teoreticul cu realul

Un inventar nu e doar ca să știi ce ai. E ca să compari:

• Consumul teoretic: ce ar fi trebuit folosit conform rețetelor și vânzărilor.
• Consumul real: ce s-a folosit efectiv conform numărătorii.

O diferență de 2% e normală. 12% la pui înseamnă porții mai mari decât rețeta, un randament greșit sau furt. Aceasta e cifra care îți economisește bani. Citește controlul stocului: cum oprești scurgerea.

7. Înregistrarea pierderilor și vânzarea surplusului

Fiecare pierdere se înregistrează cu motivul: expirat, păstrat greșit, căzut, returnat. După o lună știi de unde vin pierderile. Iar surplusul încă bun poate fi vândut în loc să fie aruncat. Efectul pierderilor asupra costului farfuriei e calculat în calculul costului pe porție și al pierderilor.

8. O fișă pentru fiecare furnizor

Numele furnizorului, produsele livrate și prețurile lor, condițiile de plată, contractele și o evaluare pentru fiecare. Când trebuie să schimbi furnizorul sau să negociezi un preț, ai cifrele în față.

9. Legătura cu contabilitatea și costurile

Achizițiile trebuie să se înregistreze singure în contabilitate (datorii către furnizori), iar un preț nou de achiziție trebuie să actualizeze costul fiecărui preparat care folosește ingredientul. Fără această legătură, stocul e o insulă. În GoSufra, contabilitatea se înregistrează singură din achiziții și vânzări.

Tabel rapid: program de stocuri general sau pentru restaurante?

GoSufra: stocul în același sistem

În GoSufra, gestiunea stocurilor nu e un program separat pe care îl conectezi. Împarte baza de date cu casa, bucătăria și contabilitatea, așa că fiecare vânzare, livrare și pierdere apare peste tot în același moment.

Și mai bine: stocul, materiile prime, rețetele, pierderile, furnizorii și achizițiile sunt în planul gratuit. Poți începe azi, îți introduci ingredientele și rețetele celor mai vândute zece produse, iar după o săptămână faci primul inventar și vezi diferența cu ochii tăi. Prețurile actuale ale planurilor superioare sunt pe pagina de prețuri.

Întrebări frecvente

Care este cel mai bun program de gestiune a stocurilor pentru restaurante?

Cel care scade ingredientele din rețete la fiecare vânzare, recepționează cantități acceptate și refuzate, urmărește termenele de valabilitate și compară consumul teoretic cu cel real. Fără aceste patru, vei continua să numeri fără să știi de unde vine diferența.

Cât de des trebuie făcut inventarul?

Produsele scumpe și cu rulaj rapid — carne, pui, ulei — săptămânal. Restul, lunar.

Pot începe fără să introduc rețetele întregului meniu?

Da. Începe cu cele mai vândute și adaugă restul mai târziu. Chiar și zece rețete acoperă o mare parte din consum.

Programul funcționează pentru mai multe locații?

Da. Fiecare locație are stocul ei, iar în planurile cu mai multe locații le compari dintr-un singur panou.