Steuer und Servicegebühr auf der Rechnung: die Reihenfolge stimmt

Eine Rechnung ist kein Zettel, den der Gast mitnimmt. Sie ist das Dokument, auf dem Ihre gesamte Buchhaltung aufbaut. Was Eigentümer am meisten verwirrt, ist die Vermischung dreier verschiedener Dinge: Artikelwert, Servicegebühr und Steuer.

Dieser Artikel erklärt die Mechanik von Berechnung und Darstellung. Die steuerliche Behandlung Ihres konkreten Betriebs klären Sie mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Registrierung — nicht vom Nachbarrestaurant und nicht aus einem Artikel kopiert.

Drei verschiedene Komponenten

Der häufigste Fehler ist, Servicegebühr wie Steuer zu behandeln oder sie nach der Steuer zu berechnen. Servicegebühr ist Restaurantumsatz und muss in eigener Zeile erscheinen — nicht in Artikelpreise eingerechnet und nicht mit der Steuerzeile vermischt.

Die richtige Reihenfolge

Die übliche und logische Sequenz:

1) items subtotal
2) − discount
3) = taxable base
4) + service charge (a percentage of the base)
5) + tax
6) = total due

Ein Beispiel mit 12 % Service und 14 % Steuer, nur zur Veranschaulichung:

Ein Punkt, der eine bewusste Entscheidung braucht: Wird Steuer auch auf die Servicegebühr berechnet? Oben wurde sie auf (Basis + Service) angewendet. Diese Behandlung muss mit Ihrem Steuerberater geklärt und dann im System gesperrt werden — nicht dem Ermessen jedes Kassierers überlassen.

Inklusiv oder exklusiv?

Exklusiv: Der angezeigte Preis ist 200 und die Steuer kommt oben drauf. Sauberere Buchhaltung, und es kann den Gast bei der Zahlung überraschen.

Inklusiv: Der angezeigte Preis von 228 deckt alles. Besser für den Gast, braucht aber eine korrekte Rückrechnung:

tax = inclusive price × (rate ÷ (1 + rate))

Bei 14 % auf einem inklusiven 228:

228 × (0.14 ÷ 1.14) = 28.00
net = 200.00

Der teure Fehler ist, den inklusiven Preis direkt mit dem Satz zu multiplizieren (228 × 0.14 = 31.92) — eine falsche Zahl, die sich über Tausende Rechnungen summiert.

Was die Rechnung zeigen muss

Als praktisches Minimum:

• Firmenname und Filialadresse
• Steuerregistrierungsnummer
• Eine fortlaufende, nicht wiederholte Rechnungsnummer
• Datum und Uhrzeit
• Artikel mit Mengen und Preisen
• Rabatt, falls vorhanden
• Servicegebühr in eigener Zeile
• Steuer in eigener Zeile, mit angegebenem Satz
• Gesamt und Zahlungsart

Das zu kürzen spart etwas Papier und schafft beim ersten Review ein Problem.

Filialen und unterschiedliche Sätze

Bei mehr als einer Filiale können Behandlung oder Satz differieren. Ein System, das einen Satz für das ganze Geschäft erzwingt, verurteilt Sie zu monatlichen manuellen Anpassungen.

In GoSufra wird Steuer pro Filiale konfiguriert, inklusiv oder exklusiv, Servicegebühr getrennt von Steuer berechnet, und die Steuerregistrierungsnummer druckt auf dem Bon. Weil jeder Verkauf automatisch seinen eigenen ausgeglichenen Doppelbuchungssatz bucht, werden die monatliche Steuerübersicht und die Verkaufs- und Einkaufsdetails zu Berichten, die Sie öffnen — nicht zu Dateien, die Sie zusammensetzen.

Vor Monatsende

1. Stimmen Sie die Steuersumme in Ihren Berichten mit der Steuersumme in Ihren Büchern ab.
2. Prüfen Sie stornierte Rechnungen und Rückerstattungen und deren Behandlung.
3. Bestätigen Sie, dass die Rechnungsnummernfolge keine unerklärten Lücken hat.
4. Bereiten Sie Verkaufs- und Einkaufsdetails vor, nicht nur Summen.
5. Prüfen Sie jede Satzänderung mit Ihrem Steuerberater bevor Sie sie im System anwenden.

Eine korrekte Rechnung schützt Sie nicht vor Steuer. Sie schützt Sie davor, drei Tage im Monat damit zu verbringen, neu aufzubauen, was beim ersten Mal richtig erfasst hätte werden sollen.