Warenwirtschaft für die Gastronomie: 9 Dinge, die sie können muss, bevor Sie dafür zahlen

Das Lager ist der Ort, an dem Restaurantgeld am leisesten versickert: abgelaufenes Hähnchen, Öl, das schneller weg ist, als die Verkäufe erklären, ein Lieferant, der 18 Kilo auf eine 20-Kilo-Rechnung liefert, und eine Monatsinventur, die niemand erklären kann. Die richtige Warenwirtschaft für die Gastronomie schließt diese Türen eine nach der anderen.

Nicht jede Lagersoftware taugt dafür. Allgemeine Werkzeuge — gebaut für Läden und Lagerhallen — wissen nicht, dass ein Wrap 150 g Hähnchen enthält. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die Software diese neun Dinge kann.

1. Bestand pro Filiale mit Mindestbestandswarnung

Jede Filiale hat ihren eigenen Bestand, und jede Zutat einen Mindestbestand — wird er erreicht, erscheint eine Warnung mit vorgeschlagener Nachbestellmenge. So gehen die Tomaten nicht mehr donnerstagabends um neun aus.

2. Automatische Abbuchung über das Rezept bei jedem Verkauf

Das ist die wichtigste Funktion, und genau die fehlt allgemeinen Werkzeugen. Jeder Artikel der Speisekarte ist mit einem Rezept verknüpft, mit einem Rezept pro Größe. Sobald die Kasse einen Wrap verkauft, bucht die Software Hähnchen, Fladenbrot und Soße selbst aus dem Bestand der Filiale ab. Niemand muss abends den Verbrauch eintragen. Siehe Rezepte und automatische Bestandsabbuchung.

3. Bestellungen mit Freigabe

Statt dass der Koch den Lieferanten anruft und bestellt, was ihm einfällt, wird die Bestellung im System angelegt und geht vor dem Versand zur Freigabe an eine Führungskraft. Sie wissen, wer was zu welchem Preis bestellt hat — und finden keine drei überzähligen Kartons Käse im Kühlhaus.

4. Wareneingang mit drei Mengen

Kommt die Ware, ist der Wareneingang nicht nur „geliefert“. Ein richtiger Wareneingangsbeleg erfasst angenommene, abgelehnte und beschädigte Mengen. Der Bestand steigt nur um das Angenommene, und der Lieferant wird für das bezahlt, was wirklich hereinkam. Genau das fängt die 18 Kilo auf der 20-Kilo-Rechnung ab. Details in Bestellungen und Wareneingangsbelege.

5. Chargen und Haltbarkeit verfolgen

Verderbliche Zutaten — Fleisch, Milchprodukte, Soßen — sollten nach Charge und Ablaufdatum erfasst werden. Die Software zeigt, was diese Woche abläuft, damit Sie es zuerst verbrauchen, und bei Problemen mit einer Lieferung wissen Sie, wohin sie gegangen ist.

6. Inventuren, die Soll und Ist vergleichen

Eine Inventur ist nicht nur dazu da, zu wissen, was Sie haben. Sie dient dem Vergleich:

• Soll-Verbrauch: was laut Rezepten und Verkäufen verbraucht sein sollte.
• Ist-Verbrauch: was laut Zählung tatsächlich verbraucht wurde.

2 % Differenz sind normal. 12 % beim Hähnchen bedeuten größere Portionen als im Rezept, eine falsche Ausbeute oder Diebstahl. Diese Zahl spart Ihnen Geld. Lesen Sie Bestandskontrolle: das Leck stopfen.

7. Verlust erfassen und Überschuss verkaufen

Jeder Verlust wird mit Grund erfasst: abgelaufen, falsch gelagert, heruntergefallen, zurückgegangen. Nach einem Monat wissen Sie, woher der Verlust kommt. Und noch gute Überschüsse lassen sich verkaufen statt wegwerfen. Wie Verlust die Tellerkosten verändert, ist durchgerechnet in Wareneinsatz und Verlust pro Gericht berechnen.

8. Eine Akte pro Lieferant

Name, gelieferte Artikel und deren Preise, Zahlungsbedingungen, Verträge und eine Bewertung für jeden Lieferanten. Wenn Sie wechseln oder einen Preis verhandeln wollen, liegen die Zahlen vor Ihnen.

9. Verbindung zu Buchhaltung und Kalkulation

Einkäufe sollten sich selbst verbuchen (Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten), und ein neuer Einkaufspreis sollte die Kosten jedes Gerichts mit dieser Zutat aktualisieren. Ohne diese Verbindung ist das Lager eine Insel. Bei GoSufra verbucht sich die Buchhaltung selbst aus Einkäufen und Verkäufen.

Kurztabelle: allgemeine Lagersoftware oder Gastro-Warenwirtschaft?

GoSufra: das Lager im selben System

Bei GoSufra ist die Lagerverwaltung kein separates Programm, das man anbindet. Sie teilt sich die Datenbank mit Kasse, Küche und Buchhaltung, sodass jeder Verkauf, jede Lieferung und jeder Verlust überall im selben Moment sichtbar ist.

Noch besser: Lager, Rohstoffe, Rezepte, Verlust, Lieferanten und Einkauf sind im kostenlosen Tarif enthalten. Sie können heute starten, Ihre Zutaten und die Rezepte Ihrer zehn Bestseller anlegen und nach einer Woche die erste Inventur machen — und die Lücke mit eigenen Augen sehen. Aktuelle Preise der höheren Tarife auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Welche ist die beste Warenwirtschaft für Restaurants?

Die, die Zutaten bei jedem Verkauf über Rezepte abbucht, Wareneingänge als angenommen und abgelehnt erfasst, Haltbarkeiten verfolgt und Soll- mit Ist-Verbrauch vergleicht. Ohne diese vier zählen Sie weiter, ohne zu wissen, woher die Lücke kommt.

Wie oft sollte man Inventur machen?

Teure, schnell drehende Artikel — Fleisch, Hähnchen, Öl — wöchentlich. Den Rest monatlich.

Kann ich anfangen, ohne alle Rezepte der Speisekarte anzulegen?

Ja. Starten Sie mit Ihren Bestsellern und ergänzen Sie den Rest später. Schon zehn Rezepte decken einen großen Teil Ihres Verbrauchs ab.

Unterstützt die Software mehrere Filialen?

Ja. Jede Filiale hat ihren eigenen Bestand, und in den Mehrfilial-Tarifen vergleichen Sie die Filialen in einem Dashboard.