Restoran işletim sistemi nedir — ve POS neden onun yalnızca bir parçasıdır

Restoran yazılımı on ayrı adla satılır: kasa, POS, adisyon programı, restoran yönetim sistemi, restoran ERP’si, restoran işletim sistemi. Bu kelimelerin çoğu pazarlamadır. Ama gerçek olan tek bir ayrım vardır ve haftanızın ne kadarını sayıları yeniden yazmakla geçireceğinizi o belirler.

POS’un dar görevi

Bir satış noktası sistemi doğru tahsilat için vardır. Ürünü fiyatlar, indirimi uygular, hesabı böler, fişi basar ve çekmeceyi kapatır. İyisi hızlıdır, yoğunlukta yanlış dokunması zordur ve neyin iptal edildiği konusunda dürüsttür.

Bu gerçek bir iştir; onu kötü yapan bir kasa her serviste size para kaybettirir. Ama görevin nerede bittiğine dikkat edin: nakit ya da kart geçtiği anda saf bir POS işini bitirmiştir. Ne satıldığını bilir. Satmanın size neye mal olduğunu bilmez.

Tek bir sipariş aslında neye dokunur

Salı günü 14:12’de satılan tek bir tavuk şawarma sandviçini alın. O tek dokunuşun ardında, düzgün yönetilen bir restoranın dokuz şeyi hareket ettirmesi gerekir:

Bir POS birinci satırı ile dördüncü ve beşinci satırları yapar. Gerisini ya başka bir sistem yapar ya da gece birde elektronik tabloyla bir insan.

“Entegrasyon” neden aynı şey değil

Alışılmış yanıt eksik parçaları satın alıp bağlamaktır: bir POS, bir mutfak ekranı, bir stok aracı, bir İK uygulaması, bir muhasebe paketi, dört aylık fatura ve üç entegrasyon.

Bu bir yere kadar işe yarar. Sorun şu: entegrasyon bir kopyadır, paylaşılan bir gerçek değil. Kopyalar ise kayar:

• POS sandviçin satıldığını bilir. Stok aracı bunu ancak bir sonraki senkronda öğrenir — çalıştıysa ve bu arada kimse bir reçeteyi değiştirmediyse.
• Kasadaki bir iade, defterlerde kendiliğinden ters kayda dönüşmez.
• Menüde adı değiştirilen bir ürün, geçen ayın raporunda öksüz bir satır olur.
• Her mutabakat, iki ekranı karşılaştırıp hangisinin yalan söylediğine karar veren bir insandır.

Bunların hiçbiri tek bir günde dramatik değildir. Toplamı ise ay sonu kapanışının üç hafta sürmesinin sebebidir.

İkisini ayıran beş soru

Bunları herhangi bir sağlayıcıya sorun; yanıt ürünü kendiliğinden sınıflandırır.

1. Kasiyer bir ürünü iptal ettiğinde stok geri gelir ve defterler ters kayıt alır mı — hiçbir yerde ikinci bir işlem olmadan?
2. Bu hafta, reçetelerinizin öngördüğü gıda maliyeti ile sayımın bulduğu maliyet arasındaki farkı görebiliyor musunuz?
3. Bir aşçının giriş kaydı, bordroyu üreten sistemde görünüyor mu?
4. İki şubeyi hiçbir şey dışa aktarmadan tek ekranda karşılaştırabiliyor musunuz?
5. İnternet iki saat giderse kasa satmaya devam eder mi — ve yukarıdakilerin tümü sonradan yerine oturur mu?

POS birinci sorunun yarısını yanıtlar. İşletim sistemi beşini de yanıtlar.

Bu pratikte nasıl görünür

GoSufra ikinci türden inşa edilmiştir. Altı uygulama — yönetici paneli, POS, mutfak ekranı, garson, kurye ve müşteri — tek bir veritabanına yazar; böylece yukarıdaki tablonun dokuz satırı aynı saniye içinde, tek dokunuştan, kimse yeniden yazmadan gerçekleşir. Defterler çift taraflıdır ve bir dışa aktarımdan değil, operasyonel olayın kendisinden kayıt alır. Roller kimin neyi göreceğine karar verir. Şubeler menüyü paylaşır ama kendi stoklarını ve kendi rakamlarını korur.

Fikrin tamamı budur: gerçeği bir kez girersiniz, sonuçlarının hepsi zaten kayıtlıdır.

Gerçekten ihtiyacınız olmadığı durum

Dürüstlük iyi seçimin parçasıdır. Dört ürünlü, personelsiz ve kayda değer stoku olmayan tek bir kahve arabasının on iki modüle ihtiyacı yoktur — hızlı bir kasaya ve bir fiş yazıcısına ihtiyacı vardır. Bir mutfağınız, bordroda ikinci bir kişiniz, bozulan malzemeleriniz veya ikinci bir şubeniz olduğu anda hesap tersine döner: sistemleri birbirine bağlamaya harcadığınız saatler, onları hiç ayırmamış bir yazılımdan pahalıya gelir.

Çoğu restoran bu çizgiyi sandığından erken geçer — genellikle üçüncü çalışanını işe aldığı hafta.