Quel rapport répond à quelle question (et lesquels ignorer)

La plupart des logiciels de restaurant livrent plus de rapports que personne n’en ouvre. Le problème n’est pas le nombre : c’est que personne n’a rattaché une décision à chacun.

Voici donc la carte, organisée par question plutôt que par menu.

Rapports d’exploitation : ce qui s’est passé, et quand

Celui par heure mérite sa place. « Le mardi est calme » est une impression ; « le mardi tient jusqu’à 20 h puis s’effondre » est un changement de planning. On peut renvoyer quelqu’un à 20 h. On ne peut pas le renvoyer depuis un total mensuel.

Rapports de contrôle : ce qui n’aurait pas dû arriver

Remises, annulations et remboursements, par établissement et par utilisateur. Il vaut la peine de dire pourquoi ils existent, car le personnel y voit de la suspicion, ce qu’ils ne sont généralement pas.

Une valeur aberrante ici est presque toujours l’une de trois choses : un processus que personne n’a expliqué, un article systématiquement mal saisi, ou une disposition de caisse où deux boutons se touchent. Le vol existe, mais c’est l’explication la plus rare et la dernière à envisager.

Lisez-les chaque semaine, cherchez des motifs plutôt que des incidents, et commencez la conversation par « que se passe-t-il quand… » plutôt que par « pourquoi as-tu… ».

Rapports de coûts : ce qu’il a fallu pour gagner cela

• Coût matière théorique contre réel. Le chiffre le plus précieux du système, et celui qui exige des recettes. Au-delà d’environ trois points d’écart, de l’argent quitte la maison.
• Pertes par motif, article et établissement. Pas le total : le classement. Un article domine presque toujours.
• Coût principal par établissement. Denrées plus main-d’œuvre sur les ventes du site. Le bilan de santé le plus rapide qui soit.

Rapports financiers : ce que cela signifie

Ceux-ci sortent du grand livre au lieu d’être assemblés : une balance qui prouve la cohérence interne des comptes, un compte de résultat par période et par site, un bilan à une date, et des états fiscaux bâtis sur les mêmes écritures que les tickets ont produites.

Le test de réalité est simple : pouvez-vous cliquer d’un chiffre du compte de résultat vers la commande qui l’a causé ? Si oui, votre comptable peut travailler depuis le système. Sinon, il le reconstruira, et vous paierez deux fois.

Rapports personnel

Présence et retards, heures supplémentaires par type, soldes de congés, et coût du travail en pourcentage des ventes. Le dernier va à côté du graphique des ventes par heure, car ce couple est tout le planning : combien de personnes, à quelles heures, pour quel chiffre.

Ce qu’il faut vraiment regarder

Chaque semaine, quatre choses :

1. Ventes par heure, cette semaine contre la précédente.
2. Coût principal, par établissement.
3. Coût matière théorique contre réel, par établissement.
4. Remises, annulations et remboursements, en cherchant les écarts.

Chaque mois, une chose : la clôture. Compte de résultat contre le mois précédent, bilan, et un coup d’œil à tout ce qui a bougé plus que prévu.

Cela fait cinq rapports. Tout le reste existe pour la semaine où vous avez une question précise — quel fournisseur est en retard, quel plat a cessé de se vendre, quel caissier a besoin d’aide — et c’est exactement ce qu’une longue liste de rapports doit être : une archive que l’on visite exprès, pas un tableau qui réclame l’attention chaque matin.

L’habitude qui fait fonctionner les rapports

Fixez un moment chaque semaine, regardez les mêmes quatre, et écrivez une phrase sur ce que vous allez changer. Un chiffre sur lequel on n’agit pas est un divertissement. Tout l’intérêt de mesurer, c’est la phrase finale.