Hangi rapor hangi soruyu yanıtlar (ve hangilerini yok saymalı)

Çoğu restoran yazılımı, kimsenin açtığından fazla raporla gelir. Sorun sayı değil — sorun, kimsenin her rapora bir karar bağlamamış olması.

İşte harita; ait olduğu menüye göre değil, yanıtladığı soruya göre düzenlenmiş.

Operasyon raporları: ne oldu ve ne zaman

Saatlik rapor yerini hak eder. “Salı sakin” bir histir; “salı sekize kadar iyi, sonra ölüyor” bir çizelge değişikliğidir. Birini sekizde eve gönderebilirsiniz. Aylık bir toplamdan gönderemezsiniz.

Kontrol raporları: olmaması gerekenler

Şube ve kullanıcı bazında indirimler, iptaller ve iadeler. Neden var olduklarını açıkça söylemekte fayda var; çünkü personel bunu şüphe sanır, oysa genellikle öyle değildir.

Buradaki bir aykırı değer neredeyse her zaman üç şeyden biridir: kimsenin açıklamadığı bir süreç, sürekli yanlış girilen bir ürün ya da iki düğmesi birbirine fazla yakın bir kasa yerleşimi. Hırsızlık vardır ama en az rastlanan açıklamadır ve başvurulacak son seçenektir.

Haftalık okuyun, olaylar yerine örüntüler arayın ve konuşmaya “neden yaptın…” yerine “şu olduğunda ne oluyor…” diye başlayın.

Maliyet raporları: bunu kazanmak neye mal oldu

• Teorik ve fiili gıda maliyeti. Sistemdeki en değerli sayı ve reçetelerin var olmasını gerektiren tek rapor. Yaklaşık üç puanı aşan her fark, binadan çıkan paradır.
• Nedene, ürüne ve şubeye göre fire. Toplam değil — sıralama. Genellikle tek bir ürün baskındır.
• Şube bazında prime cost. O şubenin kendi satışlarına karşı gıda artı işgücü. Var olan en hızlı sağlık kontrolü.

Mali raporlar: bu ne anlama geliyor

Bunlar birleştirilmek yerine defterden çıkar: defterlerin kendi içinde tutarlı olduğunu kanıtlayan bir mizan, dönem ve şube bazında bir gelir tablosu, belirli bir andaki bilanço ve fişlerin ürettiği aynı kayıtlardan kurulan vergi raporları.

Gerçek olup olmadıklarının testi basittir: gelir tablosundaki bir sayıdan onu yaratan siparişe geçebiliyor musunuz? Evetse mali müşaviriniz sistemden çalışabilir. Hayırsa onu yeniden kuracaktır ve bunun bedelini iki kez ödersiniz.

Personel raporları

Devam ve gecikmeler, tipine göre fazla mesai, izin bakiyeleri ve satışların yüzdesi olarak işgücü maliyeti. Sonuncusunun yeri saatlik satış grafiğinin yanıdır; çünkü bu ikili, vardiya planlamasının tamamıdır: kaç kişi, hangi saatlerde, ne kadar ciroya karşı.

Gerçekte neye bakmalı

Haftalık dört şey:

1. Saatlik satışlar, bu hafta geçen haftaya karşı.
2. Prime cost, şube bazında.
3. Teorik ve fiili gıda maliyeti, şube bazında.
4. İndirimler, iptaller ve iadeler, aykırı değer arayarak.

Aylık tek bir şey: kapanış. Geçen aya karşı gelir tablosu, bilanço ve beklediğinizden fazla hareket eden her şeye bir bakış.

Bu beş rapor eder. Sistemdeki geri kalan her şey, belirli bir sorunuz olduğu hafta içindir — hangi tedarikçi geciyor, hangi yemek satmayı bıraktı, hangi kasiyerin yardıma ihtiyacı var. Uzun bir rapor listesi de tam olarak bu olmalıdır: bilinçli olarak ziyaret ettiğiniz bir arşiv; her sabah dikkatiniz için yarışan bir pano değil.

Raporları işe yaratan alışkanlık

Her hafta sabit bir saat seçin, hep aynı dörde bakın ve neyi değiştireceğinize dair tek bir cümle yazın. Üzerine hareket etmediğiniz bir sayı eğlencedir. Ölçmenin bütün amacı, sondaki o cümledir.