Qué informe responde a qué pregunta (y cuáles ignorar)

Casi todo el software de restaurantes trae más informes de los que nadie abre. El problema no es la cantidad: es que nadie ató una decisión a cada uno.

Así que aquí va el mapa, ordenado por la pregunta y no por el menú donde vive.

Informes de operación: qué pasó y cuándo

El de por horas se gana su sitio. «El martes está flojo» es una sensación; «el martes va bien hasta las ocho y luego se muere» es un cambio de cuadrante. Puedes mandar a alguien a casa a las ocho. No puedes mandarlo a casa desde un total mensual.

Informes de control: lo que no debería haber pasado

Descuentos, anulaciones y devoluciones, por local y por usuario. Conviene ser claro sobre por qué existen, porque el personal asume que es sospecha y normalmente no lo es.

Un valor atípico aquí es casi siempre una de tres cosas: un proceso que nadie explicó, un artículo que se registra mal una y otra vez, o una disposición del TPV donde dos botones están demasiado juntos. El robo existe, pero es la explicación menos frecuente y la última a la que recurrir.

Léelos cada semana, busca patrones en vez de incidentes, y empieza la conversación con «qué pasa cuando…» en vez de «por qué hiciste…».

Informes de coste: cuánto costó ganarlo

• Coste de materia prima teórico frente al real. El número más valioso del sistema, y el que exige que existan recetas. Una diferencia de más de unos tres puntos es dinero saliendo por la puerta.
• Mermas por motivo, artículo y local. No el total: el ranking. Casi siempre domina un artículo.
• Coste primo por local. Comida más personal sobre las ventas de ese local. La revisión de salud más rápida que existe.

Informes financieros: qué significa

Estos salen del libro mayor en vez de montarse: un balance de sumas y saldos que demuestra que los libros son coherentes, una cuenta de resultados por periodo y local, un balance de situación en una fecha, e informes fiscales construidos con los mismos asientos que produjeron los tickets.

La prueba de si son reales es sencilla: ¿puedes ir desde un número de la cuenta de resultados hasta el pedido que lo causó? Si sí, tu contable puede trabajar desde el sistema. Si no, lo reconstruirá y pagarás dos veces por ello.

Informes de personal

Asistencia y retrasos, horas extra por tipo, saldos de vacaciones y coste laboral como porcentaje de las ventas. El último va al lado del gráfico de ventas por hora, porque esa pareja es todo el cuadrante: cuántas personas, en qué horas, contra cuánta facturación.

Qué mirar de verdad

Cada semana, cuatro cosas:

1. Ventas por hora, esta semana contra la pasada.
2. Coste primo, por local.
3. Coste teórico frente a real de materia prima, por local.
4. Descuentos, anulaciones y devoluciones, buscando valores atípicos.

Cada mes, una cosa: el cierre. Cuenta de resultados contra el mes anterior, balance de situación y una mirada a todo lo que se movió más de lo esperado.

Son cinco informes. Todo lo demás en el sistema está ahí para la semana en la que tienes una pregunta concreta —qué proveedor llega tarde, qué plato dejó de venderse, qué cajero necesita ayuda— y eso es exactamente lo que debe ser una lista larga de informes: un archivo que visitas a propósito, no un panel que compite por tu atención cada mañana.

El hábito que hace funcionar los informes

Elige una hora fija cada semana, mira los mismos cuatro y escribe una frase sobre lo que vas a cambiar. Un número sobre el que no actuaste es entretenimiento. El sentido de medir es la frase del final.