Welcher Bericht beantwortet welche Frage (und welche man ignoriert)

Die meisten Gastro-Programme liefern mehr Berichte, als irgendjemand öffnet. Das Problem ist nicht die Zahl — sondern dass niemand jedem eine Entscheidung zugeordnet hat.

Hier also die Karte, sortiert nach der Frage statt nach dem Menü, in dem sie steckt.

Betriebsberichte: was passiert ist, und wann

Der Stundenbericht verdient seinen Platz. „Dienstag ist ruhig“ ist ein Gefühl; „Dienstag läuft bis 20 Uhr und bricht dann ein“ ist eine Planänderung. Um 20 Uhr kann man jemanden nach Hause schicken. Aus einer Monatssumme nicht.

Kontrollberichte: was nicht hätte passieren sollen

Rabatte, Stornos und Erstattungen, je Filiale und je Benutzer. Es lohnt zu sagen, warum es sie gibt, denn das Team hält sie für Misstrauen — was sie meist nicht sind.

Ein Ausreißer ist fast immer eines von drei Dingen: ein Ablauf, den niemand erklärt hat, ein Artikel, der ständig falsch gebucht wird, oder ein Kassenlayout, in dem zwei Tasten zu dicht beieinanderliegen. Diebstahl gibt es, aber er ist die seltenste Erklärung und die letzte, zu der man greift.

Wöchentlich lesen, nach Mustern statt Vorfällen suchen, und das Gespräch mit „Was passiert, wenn …“ beginnen statt mit „Warum hast du …“.

Kostenberichte: was es gekostet hat, das zu verdienen

• Theoretischer gegen tatsächlichen Wareneinsatz. Die wertvollste Zahl im System — und die, für die Rezepte existieren müssen. Mehr als etwa drei Punkte Abstand ist Geld, das das Haus verlässt.
• Schwund nach Grund, Artikel und Filiale. Nicht die Summe — die Rangfolge. Meist dominiert ein Artikel.
• Prime Cost je Filiale. Ware plus Personal gegen den Umsatz genau dieser Filiale. Der schnellste Gesundheitscheck.

Finanzberichte: was es bedeutet

Diese kommen aus dem Hauptbuch, statt zusammengestellt zu werden: eine Saldenliste, die beweist, dass die Bücher in sich stimmig sind, eine GuV je Zeitraum und Filiale, eine Bilanz zum Stichtag und Steuerauswertungen aus denselben Buchungen, die die Belege erzeugt haben.

Der Realitätstest ist einfach: Können Sie von einer Zahl in der GuV zur auslösenden Bestellung klicken? Wenn ja, kann Ihre Buchhaltung aus dem System arbeiten. Wenn nein, baut sie es nach — und Sie zahlen zweimal.

Personalberichte

Anwesenheit und Verspätungen, Überstunden nach Typ, Urlaubskonten und Personalkosten als Umsatzanteil. Der letzte gehört neben die Stundenumsatzkurve, denn dieses Paar ist die ganze Dienstplanung: wie viele Menschen, zu welchen Stunden, gegen wie viel Umsatz.

Was man tatsächlich ansieht

Wöchentlich vier Dinge:

1. Umsatz pro Stunde, diese Woche gegen letzte.
2. Prime Cost, je Filiale.
3. Theoretischer gegen tatsächlichen Wareneinsatz, je Filiale.
4. Rabatte, Stornos und Erstattungen, auf Ausreißer prüfen.

Monatlich eine Sache: den Abschluss. GuV gegen Vormonat, Bilanz, und ein Blick auf alles, was sich stärker bewegt hat als erwartet.

Das sind fünf Berichte. Alles andere im System ist für die Woche da, in der Sie eine konkrete Frage haben — welcher Lieferant zu spät ist, welches Gericht sich nicht mehr verkauft, welche Kassenkraft Hilfe braucht. Genau das sollte eine lange Berichtsliste sein: ein Archiv, das man absichtlich besucht, kein Dashboard, das jeden Morgen um Aufmerksamkeit kämpft.

Die Gewohnheit, die Berichte wirksam macht

Legen Sie einen festen Wochentermin fest, sehen Sie dieselben vier an, und schreiben Sie einen Satz darüber, was Sie ändern werden. Eine Zahl, auf die niemand reagiert, ist Unterhaltung. Der ganze Sinn des Messens ist der Satz am Ende.