Que relatório responde a que pergunta (e quais ignorar)

A maior parte do software de restauração traz mais relatórios do que alguém abre. O problema não é o número — é que ninguém ligou uma decisão a cada um.

Eis então o mapa, organizado pela pergunta e não pelo menu onde vive.

Relatórios de operação: o que aconteceu, e quando

O relatório por horas ganha o seu lugar. «Terça é fraca» é uma sensação; «terça aguenta até às oito e depois morre» é uma alteração de escala. Pode mandar alguém para casa às oito. Não pode mandá-lo a partir de um total mensal.

Relatórios de controlo: o que não devia ter acontecido

Descontos, anulações e reembolsos, por loja e por utilizador. Vale a pena ser claro sobre porque existem, porque o pessoal assume que é desconfiança e normalmente não é.

Um valor fora da curva aqui é quase sempre uma de três coisas: um processo que ninguém explicou, um artigo que é registado mal repetidamente, ou uma disposição do POS onde dois botões estão demasiado perto. O furto existe, mas é a explicação menos comum e a última a que se deve recorrer.

Leia-os semanalmente, procure padrões em vez de incidentes, e comece a conversa com «o que acontece quando…» em vez de «porque é que fizeste…».

Relatórios de custo: quanto custou ganhar aquilo

• Custo de mercadoria teórico versus real. O número mais valioso do sistema, e o que exige que existam receitas. Acima de cerca de três pontos de diferença é dinheiro a sair porta fora.
• Quebras por motivo, artigo e loja. Não o total — o ranking. Normalmente domina um artigo.
• Custo primo por loja. Comida mais pessoal sobre as vendas dessa loja. O exame de saúde mais rápido que há.

Relatórios financeiros: o que significa

Estes saem do razão em vez de serem montados: um balancete que prova que os livros são coerentes, uma demonstração de resultados por período e loja, um balanço numa data, e mapas fiscais construídos com os mesmos lançamentos que os talões produziram.

O teste de que são reais é simples: consegue saltar de um número da demonstração de resultados para a encomenda que o causou? Se sim, o seu contabilista trabalha a partir do sistema. Se não, vai reconstruí-lo, e paga duas vezes por isso.

Relatórios de pessoal

Assiduidade e atrasos, horas extra por tipo, saldos de férias e custo do trabalho em percentagem das vendas. O último fica ao lado do gráfico de vendas por hora, porque esse par é toda a escala: quantas pessoas, a que horas, contra quanta receita.

O que ver na prática

Semanalmente, quatro coisas:

1. Vendas por hora, esta semana contra a passada.
2. Custo primo, por loja.
3. Custo teórico versus real de mercadoria, por loja.
4. Descontos, anulações e reembolsos, à procura de valores fora da curva.

Mensalmente, uma coisa: o fecho. Demonstração de resultados contra o mês anterior, balanço, e um olhar a tudo o que se moveu mais do que esperava.

São cinco relatórios. Tudo o resto no sistema existe para a semana em que tem uma pergunta concreta — que fornecedor está atrasado, que prato deixou de vender, que operador precisa de ajuda — e é exatamente isso que uma lista longa de relatórios deve ser: um arquivo que visita de propósito, não um painel a disputar-lhe a atenção todas as manhãs.

O hábito que faz os relatórios funcionarem

Escolha uma hora fixa por semana, veja os mesmos quatro, e escreva uma frase sobre o que vai mudar. Um número sobre o qual não agiu é entretenimento. Todo o sentido de medir é a frase do fim.