Contabilidade de restaurante que fecha o mês sem uma caixa de recibos

Os restaurantes não falham na contabilidade porque o dono não sabe somar. Falham porque o mês vive em quatro sítios: o POS, um Excel de stock, um ficheiro de payroll e um saco de faturas de fornecedores. O trabalho do contabilista torna-se arqueologia.

Um restaurante que fecha a tempo tem uma regra: o evento lança o lançamento. A venda, a nota de recebimento, o recibo de vencimento. Nada espera pelo cinco do mês seguinte.

O que «livros a sério» significa aqui

A partida dobrada não é um traço de personalidade. É uma restrição:

cada lançamento: total débitos = total créditos

Uma venda em sala em dinheiro não é «adicionar às vendas». É, no mínimo:

Uma venda a cartão bate numa conta de clearing, não na caixa, até o adquirente pagar. Uma venda de entrega bate num a receber do agregador, líquido de comissão se for assim que a lança. Misture estes três num só número de vendas e nunca acaba um fecho de caixa.

Os lançamentos que um restaurante produz todos os dias

Se o seu sistema não os puder lançar, alguém os está a escrever.

O inventário depois explica o desvio entre o custo das vendas teórico e o que está mesmo nas prateleiras. Esse desvio não é «contabilidade». É operações — mas tem de aterrar nos mesmos livros.

Um fecho de mês que cabe numa página

Faça-os por ordem. Não comece a declaração fiscal antes do ponto 1.

1. Tranque o último turno. Nenhuma gaveta aberta, nenhum sync pendente.
2. Acabe o inventário. Pelo menos os artigos de alto valor. O mesmo dia, a mesma hora, todos os meses.
3. Lance cada nota de recebimento. Uma fatura em falta é um passivo em falta, não um favor do fornecedor.
4. Lance o payroll. A assiduidade já o deveria ter alimentado.
5. Reconcilie a caixa e a conta de clearing de cartões com o extrato do banco / adquirente.
6. Corra balancete, P&L, relatório de IVA / imposto. As perguntas devem ser sobre duas linhas estranhas, não sobre se o ficheiro existe.

Se o passo 6 só for possível na terceira semana, o problema não é o contabilista. O problema é que os passos 1–5 nunca aconteceram dentro do mesmo sistema.

Três erros que mantêm a caixa viva

1. POS só como relatório de vendas. Se os lançamentos começam no Excel, tem duas verdades e nenhuma é de confiança.
2. Uma só taxa em tudo. Entrega, taxa de serviço e uma linha de IVA a 14% (ou a sua taxa local) são tratamentos diferentes. Codificação errada na primeira semana torna-se um trimestre que não consegue defender.
3. Levantamentos do dono pela gaveta. Dinheiro pessoal a sair da caixa sem lançamento é como «a caixa nunca bate» se torna cultura.

O que exigir do software

• Um plano de contas que consiga ler, não uma caixa preta.
• Lançamentos automáticos de vendas, compras, payroll e despesas.
• Um balancete qualquer dia do mês.
• Relatórios fiscais que batem com os tickets, não um ficheiro exportado que reconstrói.

O GoSufra lança esses lançamentos enquanto o restaurante corre — vendas, reembolsos, compras, payroll e despesas — para que o balancete e o relatório de IVA estejam prontos quando os pede, não três semanas depois de o mês já ter sido gasto.

O ponto dos livros de restaurante não é impressionar um auditor. É saber, esta semana, se o sítio está a ganhar dinheiro. Uma caixa de recibos não lhe diz isso a tempo.