Software de gestão de stock para restaurantes: 9 coisas que deve fazer antes de pagar por ele

O armazém é onde o dinheiro de um restaurante foge com menos barulho: frango fora de validade, óleo que acaba mais depressa do que as vendas explicam, um fornecedor que entrega 18 quilos numa fatura de 20 e uma contagem de fim de mês que ninguém sabe explicar. O software de gestão de stock para restaurantes certo fecha essas portas uma a uma.

Não serve qualquer software de stock. As ferramentas genéricas — pensadas para lojas e armazéns — não sabem que um wrap leva 150 g de frango. Antes de pagar, confirme que o software faz estas nove coisas.

1. Stock por loja com alertas de mínimo

Cada loja tem o seu stock e as suas quantidades, e cada ingrediente um nível mínimo — quando é atingido surge um alerta com uma quantidade de reposição sugerida. Assim o tomate deixa de acabar às nove da noite de uma quinta-feira.

2. Desconto automático da receita a cada venda

É a função mais importante e a que as ferramentas genéricas não têm. Cada artigo do menu está ligado a uma receita, com uma receita por tamanho. Assim que a caixa vende um wrap, o software desconta sozinho o frango, a tortilha e o molho do stock da loja. Ninguém tem de introduzir consumos ao fim do dia. Veja receitas e desconto automático de stock.

3. Encomendas a fornecedores com aprovação

Em vez de o cozinheiro ligar ao fornecedor e pedir o que lhe vier à cabeça, a encomenda é criada no sistema e passa por um responsável para aprovação antes de seguir. Sabe quem encomendou o quê e a que preço — e não encontra três caixas de queijo a mais na câmara.

4. Receção com três quantidades

Quando a mercadoria chega, receber não é só «entregue». Uma guia de receção a sério regista quantidades aceites, recusadas e danificadas. O stock só sobe pelo que foi aceite, e o fornecedor é pago pelo que entrou de facto. É isso que apanha os 18 quilos numa fatura de 20. Detalhes em encomendas a fornecedores e guias de receção.

5. Controlo de lotes e validades

Os ingredientes perecíveis — carne, lacticínios, molhos — devem ser registados por lote e data de validade. O software diz-lhe o que expira esta semana para usar primeiro, e se uma entrega tiver um problema sabe para onde foi.

6. Contagens que comparam o teórico com o real

Uma contagem não serve só para saber o que tem. Serve para comparar:

• Consumo teórico: o que devia ter sido usado segundo receitas e vendas.
• Consumo real: o que foi realmente usado segundo a contagem.

Uma diferença de 2 % é normal. Uma de 12 % no frango significa doses maiores do que a receita, um rendimento errado ou furto. É esse o número que lhe poupa dinheiro. Leia controlo de stock: como travar a fuga.

7. Registo de desperdício e venda de excedentes

Cada perda é registada com o motivo: fora de validade, mal conservado, caiu, voltou da sala. Ao fim de um mês sabe de onde vem o desperdício. E os excedentes ainda bons podem ser vendidos em vez de deitados fora. O efeito do desperdício no custo do prato está calculado em calcular o custo dos pratos e o efeito do desperdício.

8. Uma ficha por fornecedor

Nome, artigos fornecidos e respetivos preços, condições de pagamento, contratos e uma avaliação de cada um. Quando é preciso mudar de fornecedor ou negociar um preço, tem os números à frente.

9. Ligação à contabilidade e aos custos

As compras devem ser contabilizadas sozinhas (dívidas a fornecedores), e um novo preço de compra deve atualizar o custo de cada prato que usa esse ingrediente. Sem essa ligação, o stock é uma ilha. No GoSufra a contabilidade regista-se sozinha a partir de compras e vendas.

Tabela rápida: software de stock genérico ou de restauração?

GoSufra: o stock dentro do mesmo sistema

No GoSufra, a gestão de stock não é um programa à parte que se liga. Partilha a base de dados com a caixa, a cozinha e a contabilidade, por isso cada venda, entrega e perda aparece em todo o lado ao mesmo tempo.

E melhor ainda: stock, matérias-primas, receitas, desperdício, fornecedores e compras estão no plano gratuito. Pode começar hoje, introduzir os ingredientes e as receitas dos seus dez artigos mais vendidos e, uma semana depois, fazer a primeira contagem e ver a diferença com os próprios olhos. Os preços atuais dos planos superiores estão na página de preços.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor software de stock para restaurantes?

O que desconta os ingredientes das receitas a cada venda, recebe quantidades aceites e recusadas, controla validades e compara consumo teórico e real. Sem estas quatro coisas continuará a contar sem saber de onde vem a diferença.

De quanto em quanto tempo se deve fazer inventário?

O que é caro e de rotação rápida — carne, frango, óleo — todas as semanas. O resto, todos os meses.

Posso começar sem introduzir as receitas de todo o menu?

Sim. Comece pelos mais vendidos e acrescente o resto depois. Mesmo dez receitas cobrem uma boa parte do seu consumo.

O software serve para mais de uma loja?

Sim. Cada loja tem o seu stock e, nos planos multiloja, compara as lojas num só painel.