Das Eröffnungsbudget: die Posten, die fast alle vergessen

Suchen Sie danach, was eine Restauranteröffnung kostet, und Sie finden selbstbewusste Gesamtsummen. Ein Artikel nennt eine Zahl, der nächste das Dreifache, und beide stammen von jemandem, der Ihre Fläche nie gesehen hat.

Sie können nicht beide recht haben, denn die Frage hat keine einzelne Antwort. Dasselbe Café-Konzept mit vierzig Plätzen kann um den Faktor vier abweichen — je nachdem, ob Drehstrom bereits anliegt, ob es einen vorhandenen Abluftweg gibt, ob der Vermieter ein Jahr im Voraus will und ob die Küche mit Gas oder Induktion arbeitet.

Dieser Artikel gibt Ihnen deshalb keine Summe. Er gibt Ihnen die Struktur — denn ein selbst aufgebautes Budget ist das einzige, das Sie verteidigen können, wenn das Angebot des Bauunternehmers 40 % darüber liegt.

Drei Budgets, nicht eines

Fast jede gescheiterte Eröffnung hat diese drei verwechselt.

1. Die Investition. Die einmalige Ausgabe, die das Restaurant erschafft: Ausbau, Küchentechnik, Möbel, Beschilderung, Systeme.
2. Die Kosten vor der Eröffnung. Alles, was vor dem ersten Verkauf verbraucht wird: Miete während des Ausbaus, Genehmigungen, Gehälter in der Einarbeitung, Energie, Marketing vor dem Start.
3. Die Betriebsmittel. Die Liquidität, die das Restaurant nach der Eröffnung atmen lässt, während der Umsatz zum Normalniveau klettert und Lieferanten zu fordern beginnen.

Das Erste budgetiert jeder. Das Zweite wird meist unterschätzt. Das Dritte wird sehr oft gar nicht budgetiert — und genau das schließt Restaurants.

Die Investition, Position für Position

Bauen Sie sie als Liste Ihrer Positionen mit Ihren Angeboten. Der Wert liegt in der Checkliste, nicht in den Beträgen.

Zwei Regeln machen diese Liste ehrlich:

• Lassen Sie anbieten, schätzen Sie nicht. Drei Angebote je größerer Position. Eine „Schätzung“ ist ein Wunsch mit einer Zahl daneben.
• Legen Sie eine Reserve an und rühren Sie sie nicht an. Überraschungen im Ausbau sind keine Ausnahme, sondern die Regel. Ältere Gebäude verbergen ihre Probleme, bis eine Wand geöffnet wird.

Die Kosten, die vor dem ersten Verkauf anfallen

Hier scheitern Budgets leise. Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Gast fließt Geld ab und keines zu.

• Miete während des Ausbaus. Es sei denn, Sie haben mietfreie Zeit verhandelt — und wenn ja, gehört sie in den Vertrag, nicht in ein Gespräch.
• Genehmigungen und Honorare. Die Konzession selbst, Pläne, Steuerberater, Anwalt, Registrierungen.
• Gehälter vor der Eröffnung. Ein Küchenchef, sechs Wochen früher eingestellt, um die Karte zu entwickeln. Ein Team, das eine Schulungswoche lang bezahlt wird. Das ist echte Lohnsumme gegen null Umsatz.
• Energie während der Bauzeit. Baustrom, Wasser und die Anschluss- oder Zählergebühren selbst, die erheblich sein können.
• Marketing vor dem Start. Fotografie, Website, Beschilderung und jeder Soft Opening, den Sie fahren.
• Der Soft Opening selbst. Verschenktes Essen, um den Raum zu füllen und die Küche zu testen, ist eine Kostenposition und gehört in den Plan statt in die Überraschung.

Das Nützlichste hier ist ein wochengenauer Liquiditätskalender von der Vertragsunterschrift bis zur Eröffnung. Keine Summe — ein Zeitstrahl. Er zeigt die Woche, in der das Geld ausgeht, und das ist eine Information, auf die man noch reagieren kann, solange Zeit bleibt.

Betriebsmittel: der Teil, der Restaurants wirklich tötet

Ein Restaurant kann fertig gebaut, korrekt konzessioniert und gut bewertet sein — und im fünften Monat schließen. Nicht weil zu wenig los war, sondern weil der Ausbau die letzte Liquidität verbraucht hat und nichts mehr zum Arbeiten übrig war.

Was die Betriebsmittel abdecken müssen:

• Die Anlaufkurve. Ein neues Restaurant öffnet nicht mit seinem Normalumsatz. Es klettert dorthin, und das dauert Monate, nicht Wochen.
• Lieferantenkonditionen, die Sie noch nicht haben. Neue Betriebe kaufen bar. Zahlungsziele, die den Cashflow erträglich machen, verdient man sich über Monate pünktlicher Zahlungen.
• Personalkosten, die nicht mitatmen. Sie können einem Koch nicht 60 % seines Gehalts zahlen, weil die Woche schwach war.
• Das Saisontal. Wer kurz vor einer schwachen Saison eröffnet, erbt sie.
• Reparaturen. Auch neue Technik fällt aus, und der Kompressor geht immer donnerstags kaputt.

Die Faustregel, die sich lohnt: Halten Sie eine Reserve, die Sie nie ausgeben wollten, und bemessen Sie sie in Monaten der Fixkosten, nicht als Prozentsatz des Ausbaus. Fixkosten heißt Miete, Kerngehälter, Energie und jede Kreditrate — das Geld, das abfließt, ob ein Gast kommt oder nicht. Wie viele Monate Sie auch verteidigen können: budgetieren Sie sie und schützen Sie sie dann vor dem Ausbau. Der Bauunternehmer findet immer eine Verwendung dafür.

Die zweiten Kosten jeder Investition

Das ist die Disziplin, die ein echtes Budget von einer Einkaufsliste trennt. Alles, was Sie einmal kaufen, kostet Sie erneut — jeden Monat.

Gehen Sie Ihre Investitionsliste durch und schreiben Sie die Monatskosten daneben. Das ändert manche Kaufentscheidung — und verwandelt Ihr Betriebsbudget von einer Vermutung in eine Ableitung.

Den Plan prüfen, bevor Sie irgendetwas unterschreiben

Wenn die drei Budgets stehen, rechnen Sie rückwärts. Hier verdient eine Machbarkeitsstudie ihren Namen.

1. Ermitteln Sie Ihre monatlichen Fixkosten. Miete, Kerngehälter, Energie, Gebühren, Kreditrate, Systeme.
2. Schätzen Sie Ihren Deckungsbeitrag — den Anteil jedes Verkaufs, der nach Wareneinsatz bleibt. Rechnen Sie ihn aus einer rezeptierten Musterkarte, nicht aus einem Branchenwert.
3. Teilen Sie. Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag ergibt den Monatsumsatz, der erreicht sein muss, bevor überhaupt Gewinn existiert.
4. Rechnen Sie in Gäste um. Durch Ihren realistischen Durchschnittsbon teilen, dann durch Ihre Öffnungstage. Jetzt haben Sie Gäste pro Tag.
5. Schauen Sie auf diese Zahl und dann in den Raum. Lassen sich so viele Menschen physisch bedienen — mit Ihrer Platzzahl, in Ihren Stoßzeiten, mit Ihrer Küche? Wenn die Antwort verlangt, dienstags jeden Tisch viermal zu drehen, trägt das Konzept nicht — und Sie wissen es vor der Vertragsunterschrift statt danach.

Diese Rechnung überspringen die meisten Machbarkeitsstudien, und sie ist die einzige, die den Plan an der Wirklichkeit prüft. Unser Leitfaden zum Break-even geht die Arithmetik im Detail durch.

Eine Anmerkung zu Zahlen, die Sie anderswo lesen

Gerätepreise, Mieten und Ausbaukosten bewegen sich mit dem Markt und mit dem Wechselkurs, manchmal heftig und innerhalb eines Quartals. Ein Artikel, der eine feste Summe für eine Eröffnung in diesem Jahr nennt, sagt Ihnen bestenfalls, was etwas zum Zeitpunkt des Schreibens gekostet hat.

Nutzen Sie veröffentlichte Zahlen für die Struktur, nie für die Beträge. Nehmen Sie die Checkliste, holen Sie drei echte Angebote für Ihre echte Fläche und bauen Sie Ihre eigene Summe. Das ist eine Arbeitswoche — und die wertvollste im ganzen Projekt.

Was mitzunehmen ist

• Es gibt keine allgemeingültige Summe. Bauen Sie Ihre eigene, aus Angeboten.
• Budgetieren Sie drei Dinge, nicht eines: Ausbau, Vorlaufphase, Betriebsmittel.
• Machen Sie einen wochengenauen Liquiditätskalender vom Vertrag bis zur Eröffnung.
• Schreiben Sie die laufenden Kosten neben jede Investition.
• Prüfen Sie den Plan rückwärts: Fixkosten, Deckungsbeitrag, nötiger Umsatz, nötige Gäste — und ob der Raum sie fasst.
• Halten Sie eine Reserve in Monaten der Fixkosten und verteidigen Sie sie gegen den Ausbau.

Ein kleineres, gut finanziertes Restaurant zu eröffnen schlägt ein größeres, dem im vierten Monat das Geld ausgeht. Das Budget ist kein Papier für die Bank — es ist die erste operative Entscheidung, und jede spätere erbt sie.