El presupuesto para abrir un restaurante: las partidas que casi todos olvidan

Busca cuánto cuesta abrir un restaurante y encontrarás totales muy seguros de sí mismos. Un artículo da una cifra, el siguiente da el triple, y ambos los escribió alguien que nunca ha visto tu local.

No pueden tener razón, porque la pregunta no tiene una única respuesta. El mismo concepto de cafetería de cuarenta plazas puede variar por un factor de cuatro según si el local ya tiene trifásica, si existe una salida de extracción, si el propietario pide un año por adelantado y si la cocina es de gas o de inducción.

Así que este artículo no te dará una cifra. Te dará la estructura, porque un presupuesto construido por ti es el único que podrás defender cuando el presupuesto del contratista llegue un 40 % por encima.

Tres presupuestos, no uno

Casi todas las aperturas fallidas confundieron estos tres.

1. La inversión. El gasto único que crea el restaurante: obra, equipamiento de cocina, mobiliario, rótulos, sistemas.
2. El gasto previo a la apertura. Todo lo que se consume antes de la primera venta: alquiler durante la obra, licencias, sueldos durante la formación, suministros, comunicación de lanzamiento.
3. El circulante. La caja que mantiene al restaurante respirando tras abrir, mientras la facturación sube hacia su nivel normal y los proveedores empiezan a reclamar.

El primero lo presupuesta todo el mundo. El segundo suele quedarse corto. El tercero muchas veces no se presupuesta en absoluto, y es el que cierra restaurantes.

La inversión, partida a partida

Constrúyela como una lista de tus partidas con tus presupuestos. El valor está en la lista de comprobación, no en los importes.

Dos reglas hacen honesta esta lista:

• Pide presupuesto, no estimes. Tres ofertas por partida importante. Una «estimación» es un deseo con un número al lado.
• Añade una contingencia y no la toques. Las sorpresas de obra no son excepción, son la norma. Los edificios antiguos esconden sus problemas hasta que se abre un tabique.

Los costes que llegan antes de la primera venta

Aquí es donde los presupuestos fallan en silencio. Entre firmar el alquiler y servir al primer cliente, sale dinero y no entra nada.

• Alquiler durante la obra. Salvo carencia negociada, y si la conseguiste, que esté en el contrato y no en una conversación.
• Licencias y honorarios. La licencia, los planos, el asesor, el abogado, los registros.
• Sueldos antes de abrir. Un jefe de cocina contratado seis semanas antes para desarrollar la carta. Un equipo cobrando durante una semana de formación. Es nómina real contra ingreso cero.
• Suministros durante la obra. Luz de obra, agua, y las propias tasas de acometida o contador, que pueden ser considerables.
• Comunicación previa. Fotografía, web, señalética y el soft opening que montes.
• El propio soft opening. La comida que regalas para llenar la sala y probar la cocina es un coste, y conviene que aparezca en el plan y no como sorpresa.

Lo más útil aquí es construir un calendario de caja semana a semana, desde la firma hasta la apertura. No un total: una línea temporal. Te enseña la semana en que se acaba el dinero, y eso es información sobre la que todavía puedes actuar.

El circulante: lo que de verdad mata restaurantes

Un restaurante puede estar terminado, bien licenciado, bien valorado, y cerrar en el quinto mes. No porque no hubiera gente, sino porque la obra consumió la última caja y no quedó con qué funcionar.

Lo que el circulante tiene que cubrir:

• La rampa. Un restaurante nuevo no abre a su facturación normal. Sube hasta ella, y la subida lleva meses, no semanas.
• Condiciones de proveedor que todavía no tienes. Los negocios nuevos compran al contado. El aplazamiento que hace llevadera la tesorería se gana tras meses pagando a tiempo.
• Nóminas que no se encogen. No puedes pagar a un cocinero el 60 % del sueldo porque la semana fue floja.
• El valle estacional. Si abres justo antes de una temporada baja, la heredas.
• Las averías. El equipo nuevo también se rompe, y el compresor siempre cae en jueves.

La regla que conviene adoptar: guarda una reserva que nunca planeaste gastar y dimensiónala en meses de costes fijos, no como porcentaje de la obra. Costes fijos son alquiler, sueldos base, suministros y cualquier cuota de préstamo: el dinero que sale venga o no un solo cliente. Sean los meses que sean los que puedas defender, presupuéstalos y luego protégelos de la obra. El contratista siempre les encontrará un uso.

El segundo coste de cada inversión

Esta es la disciplina que separa un presupuesto real de una lista de la compra. Todo lo que compras una vez te cuesta otra vez, cada mes.

Recorre tu lista de inversión y escribe el coste mensual al lado de cada línea. Cambiará algunas decisiones de compra y convierte tu presupuesto de explotación de una intuición en algo derivado.

Prueba el plan antes de firmar nada

Con los tres presupuestos hechos, calcula al revés. Aquí es donde un estudio de viabilidad se gana el nombre.

1. Calcula tu coste fijo mensual. Alquiler, sueldos base, suministros, licencias, préstamo, sistemas.
2. Estima tu margen de contribución: la parte de cada venta que queda tras el coste de materia prima. Sácalo de una carta de muestra escandallada, no de una media sectorial.
3. Divide. Coste fijo ÷ margen da la venta mensual que hay que alcanzar antes de que exista beneficio alguno.
4. Conviértelo en comensales. Divide por tu ticket medio realista y luego por los días que abres. Ya tienes clientes por día.
5. Mira ese número y mira la sala. ¿Se puede servir físicamente a esa gente, con tus plazas, en tus horas punta, con tu cocina? Si la respuesta exige rotar cada mesa cuatro veces un martes, el concepto no funciona, y lo has descubierto antes de firmar el alquiler.

Este es el cálculo que la mayoría de estudios de viabilidad se salta, y el único que confronta el plan con la realidad. Nuestra guía del punto de equilibrio desarrolla la aritmética.

Una nota sobre las cifras que leerás en otros sitios

Precios de equipamiento, alquileres y costes de obra se mueven con el mercado y con el tipo de cambio, a veces con brusquedad y dentro de un mismo trimestre. Un artículo que da un total fijo para abrir un restaurante este año te está contando, como mucho, lo que algo costaba cuando se escribió.

Usa las cifras publicadas para la estructura, nunca para los importes. Coge la lista, consigue tres presupuestos reales para tu local real y construye tu propio total. Es una semana de trabajo y es la semana más valiosa del proyecto.

Qué llevarte

• No existe un total universal. Construye el tuyo a partir de presupuestos.
• Presupuesta tres cosas, no una: obra, preapertura y circulante.
• Haz un calendario de caja semana a semana, del contrato a la apertura.
• Escribe el coste recurrente junto a cada inversión.
• Prueba el plan al revés: coste fijo, margen, venta necesaria, comensales necesarios y si la sala los aguanta.
• Guarda una reserva medida en meses de coste fijo y defiéndela de la obra.

Abrir un restaurante más pequeño y bien financiado vale más que abrir uno grande que se queda sin caja en el cuarto mes. El presupuesto no es papeleo para el banco: es la primera decisión operativa que tomas, y todas las siguientes la heredan.