Gerir várias lojas sem perder nenhuma de vista
O que se partilha entre filiais e o que fica separado, como se constrói uma demonstração de resultados consolidada, e os três relatórios que dizem que loja está mesmo a sustentar as outras.
A primeira loja funciona de memória. Sabe o que está na câmara, quem chega atrasado e mais ou menos quanto fez ontem à noite. A segunda loja apaga em silêncio essas três capacidades, e a maioria dos donos descobre isso ao fim de seis semanas.
O que se partilha e o que não se pode partilhar
A regra é simples e merece ir para a parede: partilhe as definições, separe os factos.
| Partilhado entre lojas | Separado por loja |
|---|---|
| Carta, categorias, modificadores, menus | Níveis e movimentos de stock |
| Receitas e custos de prato | Gavetas, turnos e fechos |
| Perfis e níveis de permissão | Escalas, assiduidade, salários |
| Regras fiscais e modelos | Encomendas, reembolsos e vendas do dia |
| Plano de contas | Lançamentos, marcados com a sua filial |
Partilhe o stock entre lojas e fica com um número sobre o qual ninguém pode agir. Separe a carta e fica com quatro versões do mesmo prato a três preços, e um relatório incapaz de as somar.
Os números consolidados constroem-se, não se fundem
Uma demonstração consolidada não é uma folha que soma três exportações. Funciona porque cada lançamento já traz a filial de onde veio: o mesmo razão lê-se loja a loja ou tudo de uma vez, sem passo de reconciliação e sem discussão sobre qual exportação era a mais recente.
É também isso que torna a comparação honesta. Se o custo de mercadoria da loja dois é três pontos pior do que o da loja um, ambos os números vêm das mesmas receitas e do mesmo procedimento de inventário. Caso contrário, está a comparar dois sistemas de medida e a chamar-lhe análise.
Os três relatórios que importam
Não precisa de uma parede de painéis. Precisa destes, todas as semanas:
- Vendas por loja e por dia. Não o total — a forma. Uma loja plana às terças tem um problema diferente de uma que cai depois das nove.
- Custo primo por loja. Comida mais pessoal em percentagem das vendas dessa loja. É a leitura mais rápida da sua saúde.
- Descontos, anulações e reembolsos por loja e por utilizador. Não porque espere furtos, mas porque um valor fora da curva merece sempre uma conversa, normalmente sobre formação.
Se duas lojas diferem em qualquer destes por mais de dois pontos, a resposta é um procedimento, não uma pessoa.
As permissões são o que torna a delegação segura
Um gerente precisa de gerir a sua loja sem ver a cadeia. Não é cortesia: é o que lhe permite contratar um. O sistema verifica cada pedido contra a sua própria filial, por isso «olha só para a tua loja» é imposto em vez de confiado, e um registo de atividade guarda quem aprovou o quê.
A disciplina correspondente é sua: resista a criar um segundo Administrador por comodidade. Uma cadeia com quatro pessoas capazes de mudar preços e sem forma de saber quem o fez tem um problema de informação que nenhum software resolve.
Antes de abrir a segunda loja
Três coisas ficam muito mais baratas se resolvidas agora:
- Escreva as receitas. Vinte, certas. Sem elas não consegue comparar custo de mercadoria entre lojas, e é aí que a diferença aparece primeiro.
- Padronize o fecho. O mesmo fecho, a mesma contagem, o mesmo limite de desvio, nos dois sítios. Duas rotinas diferentes produzem dois conjuntos de números incomparáveis.
- Decida o que um gerente controla. Encomendas? Escalas? Autoridade de desconto até que valor? Decida antes de contratar, não durante a primeira discussão.
A segunda loja não falha por ser má localização. Falha porque a primeira era gerida com coisas que só existiam na cabeça do dono.
Faça tudo isto a partir de um único sistema
POS, cozinha, inventário, custo de receitas, pessoal e contabilidade — ligados, e grátis para começar.
Criar a minha conta grátis