Birkaç şubeyi hiçbirini gözden kaçırmadan yönetmek
Şubeler arasında ne paylaşılır ve ne ayrı kalır, konsolide bir gelir tablosu nasıl kurulur ve hangi konumun aslında diğerlerini taşıdığını söyleyen üç rapor.
İlk şube hafızayla yürür. Dolapta ne olduğunu, kimin geç kaldığını ve dün akşam aşağı yukarı ne yaptığınızı bilirsiniz. İkinci şube bu üç yeteneği sessizce siler ve çoğu işletme sahibi bunu yaklaşık altı hafta sonra fark eder.
Ne paylaşılır, ne paylaşılmamalı
Kural basittir ve duvara yazılmayı hak eder: tanımları paylaşın, olguları ayırın.
| Şubeler arasında paylaşılan | Şube başına ayrı |
|---|---|
| Menü, kategoriler, seçenekler, kombolar | Stok seviyeleri ve stok hareketleri |
| Reçeteler ve tabak maliyetleri | Kasa çekmeceleri, vardiyalar ve mutabakatlar |
| Roller ve yetki seviyeleri | Personel çizelgeleri, devam, bordro |
| Vergi kuralları ve şablonlar | Siparişler, iadeler ve günlük satışlar |
| Hesap planı | Yevmiye kayıtları, şubesiyle etiketli |
Stoğu şubeler arasında paylaşırsanız kimsenin üzerinde işlem yapamayacağı bir sayı elde edersiniz. Menüyü ayırırsanız aynı yemeğin üç fiyatta dört sürümünü ve bunları toplayamayan bir raporu elde edersiniz.
Konsolide rakamlar inşa edilir, birleştirilmez
Konsolide bir gelir tablosu, üç dışa aktarımı toplayan bir tablo değildir. İşe yaramasının nedeni, her kaydın geldiği şubeyi zaten taşımasıdır: aynı defter tek tek konumlar için ya da hepsi birden okunabilir — arada mutabakat adımı olmadan ve hangi dosyanın en yenisi olduğu tartışması olmadan.
Karşılaştırmayı dürüst kılan da budur. İkinci şubenin gıda maliyeti birincisinden üç puan kötüyse, iki rakam da aynı reçetelerden ve aynı sayım prosedüründen gelmiştir. Aksi hâlde iki farklı ölçüm sistemini karşılaştırıp buna içgörü diyorsunuzdur.
Önemli olan üç rapor
Bir duvar dolusu panele ihtiyacınız yok. Haftalık olarak şunlara ihtiyacınız var:
- Şube ve gün bazında satışlar. Toplam değil — biçim. Salı günleri düz giden bir şubenin sorunu, 21.00’den sonra çöken bir şubeninkinden farklıdır.
- Şube bazında prime cost. O şubenin kendi satışlarının yüzdesi olarak gıda artı işgücü. Bir konumun sağlığını okumanın en hızlı yolu budur.
- Şube ve kullanıcı bazında indirimler, iptaller ve iadeler. Hırsızlık beklediğiniz için değil; buradaki bir aykırı değer her zaman bir konuşmaya değdiği için — genellikle eğitim üzerine.
İki şube bunlardan herhangi birinde birkaç puandan fazla ayrışıyorsa, cevap bir prosedürdür, bir kişi değil.
Yetki devrini güvenli kılan şey yetkilerdir
Şube müdürü zinciri görmeden kendi konumunu yönetebilmelidir. Bu bir nezaket değil; birini işe alabilmenizi sağlayan şeydir. Sistem her isteği müdürün kendi şubesine karşı denetler; böylece “yalnızca kendi şubene bak” güvene bırakılmak yerine dayatılır ve etkinlik günlüğü kimin neyi onayladığını tutar.
Buna karşılık gelen disiplin sizindir: kolaylık olsun diye ikinci bir Yönetici oluşturmaya direnin. Fiyat değiştirebilen dört kişisi olan ve bunu kimin yaptığını bilmenin yolu olmayan bir zincirin, hiçbir yazılımın çözemeyeceği bir raporlama sorunu vardır.
İkinci konum açılmadan önce
Üç şeyi şimdi düzeltmek sonradan düzeltmekten çok daha ucuzdur:
- Reçeteleri yazın. Yirmi tane, doğru olanlar. Onlar olmadan konumlar arasında gıda maliyetini karşılaştıramazsınız ve fark ilk olarak orada görünür.
- Gün sonunu standartlaştırın. İki yerde de aynı kapanış, aynı sayım, aynı fark eşiği. İki farklı kapanış rutini, karşılaştırılamaz iki rakam kümesi üretir.
- Şube müdürünün neye sahip olduğuna karar verin. Sipariş verme mi? Çizelgeleme mi? Hangi tutara kadar indirim yetkisi? Buna işe almadan önce karar verin, ilk tartışma sırasında değil.
İkinci şube kötü bir konum olduğu için batmaz. İlk şube yalnızca sahibinin kafasında var olan şeylerle yönetildiği için batar.
Tüm bunları tek bir sistemden yönetin
POS, mutfak, envanter, tarif maliyetlendirme, personel ve muhasebe — bağlı, ve başlamak ücretsiz.
Ücretsiz hesabınızı oluşturun