Livros que se lançam sozinhos: o que significa mesmo contabilidade automática por partidas dobradas

A maioria dos sistemas de restauração diz-lhe de bom grado o que vendeu. Muito poucos sabem dizer ao seu contabilista o que deve, o que tem e quanto ganhou, numa forma que ele possa assinar.

Essa diferença tem nome: partidas dobradas.

O que são realmente as partidas dobradas

Cada operação toca pelo menos duas contas, e os débitos têm de igualar os créditos. Não como filosofia, mas como regra aritmética que torna os erros visíveis.

Um operador cobra 240 em dinheiro por uma refeição, dos quais 24 são imposto:

Duzentos e quarenta a entrar, duzentos e quarenta a sair. Se um sistema consegue produzir essa tabela para cada encomenda, reembolso, compra, salário e despesa, tem contabilidade. Se só consegue produzir «vendas de hoje: 240», tem um relatório.

O plano de contas é a espinha dorsal

Por baixo há uma árvore de contas, cada uma com código, nome e tipo: ativo, passivo, capital próprio, rendimentos, gastos. As contas encaixam umas nas outras, por isso «compras de géneros» pode ficar sob «custo das vendas» e somar-se automaticamente.

Existindo essa árvore, três mapas saem dela sem que ninguém os monte:

• Balancete — cada conta e o seu saldo; débitos igualam créditos, ou algo está errado e verá.
• Demonstração de resultados — rendimentos menos gastos, por período e por loja.
• Balanço — o que o negócio tem e deve num dado momento.

Não são «relatórios que o software desenha». São o razão, lido de três maneiras.

De onde vêm os lançamentos

É aqui que um motor contabilístico se distingue de um módulo que tem de alimentar. Os lançamentos são escritos pelos próprios eventos operacionais, cada um guardando uma referência ao que o causou:

Como cada lançamento guarda o id e o tipo da sua origem, pode sempre saltar de um número da demonstração de resultados para a encomenda ou fatura que o gerou. Essa única propriedade transforma o fecho do mês numa tarde em vez de duas semanas.

As correções são estornos, não edições

Um lançamento contabilizado não é editável. Um erro corrige-se com um lançamento de estorno que o anula, ligado ao original, ficando ambos visíveis.

Parece burocrático até à primeira vez que alguém pergunta por que motivo os rendimentos do mês passado mudaram depois de reportados. Num livro editável, ninguém responde. Num livro com estornos, a resposta é uma linha com data, número e utilizador.

O mesmo princípio percorre o resto do sistema: uma pista de auditoria regista quem mudou o quê e quando, com os registos de atividade ao lado. O contabilista não tem de confiar na sua memória.

Multiloja desde o início

Os lançamentos trazem uma filial. Daí uma demonstração de resultados por loja, uma consolidada, e a possibilidade de ver que loja financia qual — sem três exportações e uma folha que só uma pessoa entende.

As suas próprias regras fiscais

Taxas, se os preços incluem imposto, taxa de serviço e o número de contribuinte que tem de constar na conta são configuração, não código. Define o que se aplica ao seu negócio no seu país, e o razão reparte cada conta pelas linhas certas a partir daí. Nada está preso a uma única jurisdição.

Como testar qualquer fornecedor com duas perguntas

1. «Mostre-me um balancete.» Se lhe mostrarem um painel de vendas, a resposta é não.
2. «Reembolse uma encomenda e mostre-me o razão.» Deve ver um lançamento novo, numerado, de estorno — não uma linha que mudou em silêncio.

Se ambas as respostas forem limpas, o seu contabilista pode trabalhar diretamente no sistema. Isso vale mais do que qualquer funcionalidade na página de marketing, porque é a diferença entre software que regista o seu negócio e software que apenas o observa.