Cecuri, transferuri și banii care nu ți-au fost încă plătiți

Un client corporativ rezervă optzeci de couverts pentru o petrecere a angajaților, semnează nota întreagă și îți înmânează un cec datat la sfârșitul lunii viitoare. Un furnizor livrează și acceptă să aștepte treizeci de zile. În ambele cazuri s-a întâmplat cu siguranță ceva, și în niciunul nu s-au mișcat bani.

Majoritatea sistemelor de restaurant gestionează prost această situație, și o gestionează prost în același fel: îți oferă plătit sau neplătit, și niciunul nu e adevărat.

De ce „plătit” este cuvântul greșit

Dacă închizi acea notă ca plătită în numerar, se strică trei lucruri deodată.

Încasările zilei includ acum optzeci de couverts de bani care nu sunt în sertar, deci tura nu se va închide, iar cine numără casa va petrece douăzeci de minute căutând o diferență care nu există.

Cifra de afaceri e corectă — petrecerea a avut loc, mâncarea a ieșit din bucătărie — dar poziția de trezorerie e greșită, iar poziția de trezorerie este cifra care decide dacă poți plăti personalul vineri.

Iar când cecul e refuzat, nu ai nicio înregistrare care să spună ce urmărești, cine l-a semnat sau ce notă trebuia să stingă.

Marcarea lui ca neplătit nu e mai bună: pentru client nota e stinsă, iar lăsarea ei deschisă va face pe cineva să urmărească un client care deja a plătit.

Răspunsul onest este o a treia stare. Nota este închisă, venitul este înregistrat, iar banii sunt datorați la o dată.

Ce înregistrează de fapt un instrument amânat

Oricum l-ar numi sistemul, o fișă utilizabilă trebuie să poarte acestea:

Cel pe care oamenii îl omit este locația, și cântărește mai mult decât pare. Un cec primit într-o locație este creanța acelei locații, iar managerul ei trebuie să îl vadă. Un cec care acoperă un contract de grup nu aparține nimănui anume și trebuie să stea la sediu: vizibil tuturor și imputat nimănui.

Sensul: creanță și datorie

Două lucruri se numesc „un cec în sistem” și sunt opuse.

O creanță este un cec pe care îl deții, scris de un client. Este un activ, este riscul tău, și dacă e refuzat tu ești cel care urmărește pe cineva.

O datorie este un cec pe care l-ai scris unui furnizor. Este un pasiv, pentru el este activ, iar ce datorezi pe el este o dată pe care nu ai voie să o ratezi — furnizorul care nu e plătit în ziua convenită este furnizorul care nu mai livrează în mijlocul unui serviciu.

Ținerea ambelor într-o singură listă, cu un sens pe fiecare rând, este ceea ce îți permite să pui singura întrebare care contează: într-o săptămână dată, ce intră și ce iese?

Trei stări, și cea care le justifică

În așteptare este punctul de plecare. Apoi se întâmplă unul din două lucruri.

Încasat înseamnă că banca l-a onorat și banii sunt cu adevărat ai tăi. Acesta este momentul în care trezoreria se mișcă, nu ziua în care ai acceptat cecul, și trebuie înregistrat cu oră și cu persoana care l-a confirmat — pentru ca „cine a marcat asta ca încasat?” să aibă un răspuns șase luni mai târziu.

Refuzat este întregul motiv pentru care există această funcție. Un cec întors nu înseamnă doar bani care nu au ajuns: este o notă din nou neplătită, o relație cu un client care cere o discuție și adesea un comision bancar propriu. Un sistem care știe doar plătit și neplătit nu are unde să pună nimic din toate acestea.

Ambele ar trebui să fie ireversibile implicit și reversibile de către un responsabil, pentru că pe amândouă se apasă din greșeală.

Lista pe scadențe este scopul

Tot ce a fost mai sus este ținere de evidențe. Aceasta este partea cu adevărat utilă într-o marți.

Sortată pe scadență, lista răspunde la întrebări pe care niciun registru nu le rezolvă:

• Ce trebuie încasat săptămâna aceasta, și ajunge pentru salarii?
• Care client are deja două cecuri în așteptare și cere o a treia rezervare de grup?
• Există ceva restant pe care nimeni nu l-a urmărit?
• Cât din „cifra de afaceri” a lunii este încă o promisiune?

Ultima este versiunea onestă a unei întrebări pe care proprietarii o pun constant. O lună bună pe hârtie, din care patruzeci la sută sunt cecuri, este o lună bună pe care încă nu o poți cheltui, iar cunoașterea diferenței înseamnă aproape toată gestiunea trezoreriei într-o afacere cu marje subțiri.

Reguli practice care scutesc certuri

Nu accepta niciodată un cec fără să îl înregistrezi în aceeași zi. Cel lăsat în sertar și neintrodus este cel care se întoarce.

Fotografiază-l. Numărul și banca sunt de obicei de ajuns, dar o poză încheie instantaneu o dispută despre o dată sau o semnătură.

Dă-i o dată de scadență, nu o lună vagă. „Sfârșitul lunii” nu este o dată și nu se poate sorta.

Reconciliază-l cu banca, nu cu speranța. Un instrument este încasat când o spune banca, nu când trece scadența.

Ține întotdeauna cecurile cu dată ulterioară în afara încasărilor zilei. Dacă rapoartele tale nu separă banii încasați de cei promiși, nu sunt rapoarte — sunt optimism cu un rând de antet.

Pe scurt

O notă închisă și banii încasați sunt fapte diferite, iar un sistem care are un singur cuvânt pentru amândouă îți va raporta greșit numerarul de fiecare dată când cineva plătește cu cec. Înregistrează instrumentul, dă-i un sens și o scadență, lasă-l să se încaseze sau să fie refuzat pe propria dovadă, și citește lista după dată. Nu este contabilitate sofisticată. Este doar refuzul de a număra bani pe care încă nu îi ai.