Comenzi de achiziție, note de recepție și cele trei cantități care contează

Majoritatea restaurantelor cumpără la telefon și țin minte din obișnuință. Merge până când persoana care comandă ia o săptămână liberă sau până când sosește o factură pe care nimeni n-o poate verifica.

Achizițiile nu trebuie să fie birocratice. Au nevoie de trei cantități și de un document.

Comandat, primit, acceptat

Nu sunt aceeași cifră, iar prefăcătoria că ar fi stă la baza celor mai multe dispute de stoc:

Sosește un palet cu douăsprezece cutii deși ai comandat cincisprezece; două dintre cele douăsprezece sunt deteriorate. Comandat 15, primit 12, acceptat 10. Doar ultima cifră trebuie să-ți miște stocul, iar doar cea din mijloc se compară cu avizul de însoțire. Dacă sistemul tău reține o singură cantitate, vei descoperi diferența când vine factura, iar până atunci cutiile refuzate au dispărut.

Refuzurile poartă și un motiv și o destinație: retur la furnizor sau casare ca pierdere. Sunt două rezultate financiare diferite, iar decizia la ușă e mult mai ieftină decât discuția de la final de lună.

Comanda are o viață

O comandă trece prin stări, în loc să fie o notiță pe un carnet:

Ciornă → Trimisă → Aprobată → Primită parțial → Primită, cu Anulată ca ieșire.

Cele două utile sunt Aprobată și Primită parțial. Aprobarea înseamnă că cineva cu autoritate de cheltuială a acceptat suma înainte să fie cheltuită — cel mai ieftin control din achiziții. Primită parțial e starea onestă care lipsește multor sisteme: jumătate a sosit, restul e încă datorat, iar comanda rămâne deschisă până nu mai e.

Fiecare comandă poartă și o dată de livrare estimată față de una reală. După o lună, distanța dintre aceste două coloane îți spune ce furnizor e de încredere și pe care îl ierți în tăcere.

Notele de recepție și de ce există

O notă de recepție e înregistrarea unei livrări anume față de o comandă anume: cine a primit, când, ce a sosit, ce s-a acceptat și ce s-a refuzat și de ce.

E documentul care îți permite să spui: „factura zice cincisprezece, nota noastră zice douăsprezece, iată semnătura”. Fără ea, o dispută de factură e memoria ta contra hârtiilor lor, iar hârtiile lor câștigă mereu.

Rândul de recepție e și locul potrivit pentru numărul de lot, numărul de serie, termenul de valabilitate și data fabricației. Înregistrate la ușă, o retragere de produs sau o întrebare despre alterare se rezolvă printr-o interogare, nu deschizând fiecare cutie de pe raft. O etichetă cade; un rând de recepție nu.

Furnizorii sunt fișe, nu relații

Tot ce știe persoana care comandă de obicei ar trebui să fie în fișa furnizorului: persoana de contact, telefonul, termenul de plată în zile, valoarea minimă a comenzii, datele contractului și un scor pe care chiar îl actualizezi.

Două dintre acestea se amortizează imediat:

• Termenul de plată transformă un teanc de facturi într-un calendar de plăți, iar calendarul într-o prognoză de cash-flow.
• Comanda minimă oprește completarea mică ce costă mai mult la livrare decât economisește la stoc.

Scorul merită onestitate. „Cel mai ieftin pe kilogram” nu e „cel mai ieftin pe kilogram utilizabil livrat la timp”, iar a doua cifră e cea care plătește chiria.

Un ritm săptămânal care funcționează

1. Comandă din niveluri-țintă, nu dintr-o privire în frigider. Sistemul știe ce e pe terminate; o privire nu.
2. Recepționează o singură persoană, și verifică față de comandă, nu față de factură.
3. Refuză la ușă. Ce ai acceptat e al tău, oricum ar arăta a doua zi dimineață.
4. Analizează lunar diferența dintre livrarea estimată și cea reală și poartă discuția cu furnizorul care o tot mărește.

Nimic din toate astea nu e scump. Și totul e mult mai ieftin decât alternativa: să descoperi în contabilitate că ai plătit marfă pe care n-ai servit-o niciodată.