Cheques, transferencias y el dinero que aún no le han pagado

Un cliente corporativo reserva ochenta cubiertos para una fiesta de empresa, firma la cuenta entera y le entrega un cheque con fecha de fin del mes siguiente. Un proveedor entrega y acepta esperar treinta días. En ambos casos algo ha ocurrido sin duda, y en ninguno de los dos se ha movido dinero.

La mayoría de los sistemas de restauración gestionan esto mal, y lo gestionan mal de la misma manera: le ofrecen pagado o no pagado, y ninguno es cierto.

Por qué «pagado» es la palabra equivocada

Si cierra esa cuenta como pagada en efectivo, se rompen tres cosas a la vez.

Su recaudación del día incluye ahora ochenta cubiertos de un dinero que no está en el cajón, así que el turno no cuadrará y quien cuente la caja pasará veinte minutos persiguiendo un descuadre que no existe.

Su facturación es correcta — la fiesta se celebró, la comida salió de cocina — pero su posición de caja es falsa, y la posición de caja es el número que decide si puede pagar al personal el viernes.

Y cuando el cheque se devuelva, no tendrá registro alguno que diga qué reclamar, quién lo firmó ni qué cuenta debía saldar.

Marcarlo como no pagado no es mejor: para el cliente la cuenta está saldada, y dejarla abierta hará que alguien reclame a quien ya pagó.

La respuesta honesta es un tercer estado. La cuenta está cerrada, el ingreso está contabilizado, y el dinero se debe en una fecha.

Qué registra de verdad un instrumento aplazado

Lo llame como lo llame el sistema, una ficha utilizable debe llevar esto:

El que la gente omite es el establecimiento, y pesa más de lo que parece. Un cheque recibido en un local es su cuenta por cobrar, y su encargado debe verlo. Un cheque que cubre un contrato de grupo no es de nadie en particular y debe quedarse en la central, visible para todos e imputado a ninguno.

Sentido: por cobrar y por pagar

Dos cosas se llaman «un cheque en el sistema» y son opuestas.

Un por cobrar es un cheque que usted tiene, escrito por un cliente. Es un activo, es su riesgo, y si se devuelve es usted quien reclama.

Un por pagar es un cheque que usted escribió a un proveedor. Es un pasivo, es el activo de él, y lo que debe en él es una fecha que no puede fallar — el proveedor que no cobra el día acordado es el proveedor que deja de servir en mitad de un servicio.

Tener ambos en una misma lista, con un sentido en cada línea, es lo que permite plantear la única pregunta que importa: en una semana dada, qué entra y qué sale?

Tres estados, y el que los justifica

Pendiente es donde empieza. Luego ocurre una de dos cosas.

Cobrado significa que el banco lo atendió y el dinero es realmente suyo. Ese es el momento en que la caja se mueve, no el día que aceptó el cheque, y debe registrarse con marca de tiempo y con quién lo confirmó — para que «quién marcó esto como cobrado?» tenga respuesta seis meses después.

Devuelto es la razón de ser de toda la función. Un cheque devuelto no es solo dinero que no llegó: es una cuenta de nuevo impagada, una relación con un cliente que necesita una conversación, y a menudo una comisión bancaria propia. Un sistema que solo conoce pagado e impagado no tiene dónde meter nada de eso.

Ambos deberían ser irreversibles por defecto y reversibles por un responsable, porque en ambos se pulsa por error.

La lista por vencimiento es el objetivo

Todo lo anterior es teneduría de libros. Esto es la parte realmente útil un martes.

Ordenada por vencimiento, la lista responde preguntas que ningún libro mayor resuelve:

• Qué debe cobrarse esta semana, y alcanza para cubrir la nómina?
• Qué cliente tiene ya dos cheques pendientes y pide una tercera reserva de grupo?
• Hay algo vencido que nadie ha reclamado?
• Cuánto de la «facturación» de este mes sigue siendo una promesa?

Esta última es la versión honesta de una pregunta que los propietarios hacen constantemente. Un mes fuerte sobre el papel del que un cuarenta por ciento son cheques es un mes fuerte que todavía no puede gastar, y conocer la diferencia es casi toda la gestión de tesorería en un negocio de márgenes estrechos.

Reglas prácticas que ahorran discusiones

Nunca acepte un cheque sin registrarlo el mismo día. El que duerme en el cajón sin introducir es el que se devuelve.

Fotografíelo. El número y el banco suelen bastar, pero una foto zanja al instante una discusión sobre una fecha o una firma.

Déle una fecha de vencimiento, no un mes vago. «Fin de mes» no es una fecha y no se puede ordenar.

Concílielo contra el banco, no contra la esperanza. Un instrumento está cobrado cuando lo dice el banco, no cuando pasa el vencimiento.

Mantenga siempre los cheques a fecha fuera de la recaudación del día. Si sus informes no separan el dinero cobrado del prometido, no son informes — son optimismo con una fila de encabezado.

En resumen

Una cuenta cerrada y el dinero cobrado son hechos distintos, y un sistema que solo tiene una palabra para ambos falseará su caja cada vez que alguien pague con cheque. Registre el instrumento, déle un sentido y un vencimiento, deje que se cobre o se devuelva por su propia evidencia, y lea la lista por fecha. No es contabilidad sofisticada. Es simplemente negarse a contar un dinero que aún no tiene.