Schecks, Überweisungen und das Geld, das Sie noch nicht bekommen haben

Ein Firmenkunde bucht achtzig Gedecke für eine Betriebsfeier, unterschreibt die gesamte Rechnung und überreicht Ihnen einen Scheck, datiert auf Ende des Folgemonats. Ein Lieferant liefert und willigt ein, dreißig Tage zu warten. In beiden Fällen ist zweifellos etwas geschehen, und in keinem hat sich Geld bewegt.

Die meisten Gastronomiesysteme behandeln das schlecht, und zwar auf dieselbe Weise schlecht: Sie bieten Ihnen bezahlt oder offen, und keines von beidem stimmt.

Warum „bezahlt” das falsche Wort ist

Schließen Sie diese Rechnung als bar bezahlt, gehen drei Dinge gleichzeitig kaputt.

Ihre Tageseinnahme enthält nun achtzig Gedecke an Geld, das nicht in der Lade liegt — die Schicht wird sich nicht abstimmen lassen, und wer die Kasse zählt, jagt zwanzig Minuten lang eine Differenz, die es nicht gibt.

Ihr Umsatz ist richtig — die Feier fand statt, das Essen verließ die Küche — aber Ihre Liquidität ist falsch, und die Liquidität ist die Zahl, die entscheidet, ob Sie am Freitag Löhne zahlen können.

Und wenn der Scheck platzt, haben Sie keine Aufzeichnung darüber, was einzufordern ist, wer unterschrieben hat oder welche Rechnung er begleichen sollte.

Ihn als offen zu markieren ist nicht besser: Für den Gast ist die Rechnung beglichen, und sie offen zu lassen führt dazu, dass jemand einem Kunden hinterherläuft, der bereits gezahlt hat.

Die ehrliche Antwort ist ein dritter Zustand. Die Rechnung ist geschlossen, der Erlös ist gebucht, und das Geld ist zu einem Datum fällig.

Was ein Zahlungspapier tatsächlich festhält

Wie das System es auch nennt — ein brauchbarer Datensatz muss dies tragen:

Weggelassen wird meist die Filiale, und sie wiegt schwerer, als sie aussieht. Ein an einem Standort angenommener Scheck ist dessen Forderung, und sein Leiter sollte ihn sehen. Ein Scheck über einen Gruppenvertrag gehört niemandem im Besonderen und sollte in der Zentrale liegen: für alle sichtbar und keinem zugerechnet.

Richtung: Forderung und Verbindlichkeit

Zwei Dinge heißen „ein Scheck im System”, und sie sind Gegenteile.

Eine Forderung ist ein Scheck, den Sie halten, ausgestellt von einem Gast. Er ist ein Vermögenswert, er ist Ihr Risiko, und platzt er, laufen Sie jemandem hinterher.

Eine Verbindlichkeit ist ein Scheck, den Sie einem Lieferanten ausgestellt haben. Er ist eine Schuld, für ihn ein Vermögenswert, und was Sie darauf schulden, ist ein Datum, das Sie nicht verpassen dürfen — der Lieferant, der am vereinbarten Tag kein Geld sieht, ist der Lieferant, der mitten im Service nicht mehr liefert.

Beide in einer Liste zu führen, mit einer Richtung je Zeile, erlaubt die einzige Frage, die zählt: Was kommt in einer bestimmten Woche herein und was geht hinaus?

Drei Zustände, und der eine, der sie rechtfertigt

Offen ist der Anfang. Dann geschieht eines von zwei Dingen.

Eingelöst heißt, die Bank hat ihn honoriert und das Geld gehört wirklich Ihnen. Das ist der Moment, in dem die Liquidität sich bewegt, nicht der Tag der Annahme, und er gehört mit Zeitstempel und der bestätigenden Person erfasst — damit „wer hat das als eingelöst markiert?” auch sechs Monate später eine Antwort hat.

Geplatzt ist der ganze Grund für diese Funktion. Ein zurückgegebener Scheck ist nicht bloß Geld, das nicht ankam: Er ist eine wieder offene Rechnung, eine Kundenbeziehung, die ein Gespräch braucht, und oft eine eigene Bankgebühr. Ein System, das nur bezahlt und offen kennt, hat dafür keinen Platz.

Beides sollte standardmäßig unumkehrbar und durch eine Leitung umkehrbar sein, denn beides wird versehentlich gedrückt.

Die Fälligkeitsliste ist der Punkt

Alles Bisherige ist Buchführung. Dies ist der Teil, der an einem Dienstag wirklich nützt.

Nach Fälligkeit sortiert beantwortet die Liste Fragen, die kein Hauptbuch beantwortet:

• Was soll diese Woche eingelöst werden, und reicht es für den Lohnlauf?
• Welcher Kunde hat zwei offene Schecks und fragt nach einer dritten Gruppenbuchung?
• Ist etwas überfällig, dem niemand nachgegangen ist?
• Wie viel vom „Umsatz” dieses Monats ist noch ein Versprechen?

Die letzte ist die ehrliche Fassung einer Frage, die Inhaber ständig stellen. Ein auf dem Papier starker Monat, der zu vierzig Prozent aus Schecks besteht, ist ein starker Monat, den Sie noch nicht ausgeben können — und diesen Unterschied zu kennen ist der größte Teil des Liquiditätsmanagements in einem Geschäft mit dünnen Margen.

Praktische Regeln, die Streit ersparen

Nehmen Sie nie einen Scheck an, ohne ihn am selben Tag zu erfassen. Der ungebuchte in der Lade ist der, der platzt.

Fotografieren Sie ihn. Nummer und Bank genügen meist, aber ein Bild beendet einen Streit über Datum oder Unterschrift sofort.

Geben Sie ihm ein Fälligkeitsdatum, keinen vagen Monat. „Ende des Monats” ist kein Datum und lässt sich nicht sortieren.

Gleichen Sie ihn mit der Bank ab, nicht mit der Hoffnung. Ein Papier ist eingelöst, wenn die Bank es sagt, nicht wenn die Fälligkeit verstreicht.

Halten Sie vordatierte Schecks immer aus der Tageseinnahme heraus. Können Ihre Berichte eingenommenes nicht von versprochenem Geld trennen, sind es keine Berichte — es ist Optimismus mit einer Kopfzeile.

Kurz gefasst

Eine geschlossene Rechnung und eingenommenes Geld sind verschiedene Tatsachen, und ein System mit nur einem Wort für beides wird Ihre Liquidität jedes Mal falsch ausweisen, wenn jemand mit Scheck zahlt. Erfassen Sie das Papier, geben Sie ihm Richtung und Fälligkeit, lassen Sie es auf eigenen Nachweis einlösen oder platzen, und lesen Sie die Liste nach Datum. Das ist keine raffinierte Buchhaltung. Es ist schlicht die Weigerung, Geld zu zählen, das Sie noch nicht haben.