Çekler, havaleler ve henüz tahsil edemediğiniz para

Kurumsal bir müşteri personel yemeği için seksen kuver ayırtır, hesabın tamamını imzalar ve size gelecek ayın sonuna tarihli bir çek verir. Bir tedarikçi teslimat yapar ve otuz gün beklemeyi kabul eder. Her iki durumda da kesinlikle bir şey olmuştur ve hiçbirinde para hareket etmemiştir.

Restoran sistemlerinin çoğu bunu kötü yönetir ve aynı biçimde kötü yönetir: size ödendi ya da ödenmedi sunar ve ikisi de doğru değildir.

“Ödendi” neden yanlış kelime

O yemek hesabını nakit ödendi diye kapatırsanız üç şey aynı anda bozulur.

Günün hasılatı artık çekmecede olmayan seksen kuverlik bir parayı içerir; vardiya tutmaz ve kasayı sayan kişi olmayan bir farkı yirmi dakika boyunca arar.

Ciromuz doğrudur — yemek yendi, mutfaktan çıktı — ama nakit pozisyonunuz yanlıştır ve cuma günü personele ödeme yapıp yapamayacağınıza karar veren sayı nakit pozisyonudur.

Çek karşılıksız çıktığında ise neyi takip edeceğinizi, kimin imzaladığını veya hangi hesabı kapatması gerektiğini söyleyen hiçbir kaydınız olmaz.

Ödenmedi işaretlemek de daha iyi değildir: misafir açısından hesap kapanmıştır ve açık bırakmak, zaten ödemiş birinin peşine düşülmesine yol açar.

Dürüst cevap üçüncü bir durumdur. Hesap kapalıdır, gelir kaydedilmiştir ve para bir tarihte tahsil edilecektir.

Vadeli bir kıymet aslında neyi kaydeder

Sistem ona ne derse desin, kullanılabilir bir kayıt şunları taşımalıdır:

İnsanların atladığı alan şube’dir ve göründüğünden daha çok önemlidir. Bir lokasyonda alınan çek o lokasyonun alacağıdır ve müdürü onu görmelidir. Grup sözleşmesini karşılayan bir çek ise kimseye ait değildir ve merkezde durmalıdır: herkese görünür, kimseye yazılmaz.

Yön: alacak ve borç

“Sistemdeki çek” denen iki şey vardır ve birbirinin zıddıdır.

Alacak, elinizde tuttuğunuz, bir müşterinin yazdığı çektir. Bir varlıktır, risk sizdedir ve karşılıksız çıkarsa peşine siz düşersiniz.

Borç, bir tedarikçiye sizin yazdığınız çektir. Bir yükümlülüktür, onun için varlıktır ve üzerindeki borcunuz kaçırmamanız gereken bir tarihtir — kararlaştırılan gün ödeme alamayan tedarikçi, servisin ortasında teslimatı kesen tedarikçidir.

İkisini tek listede, her satırda bir yönle tutmak, önemli olan tek soruyu sormanızı sağlar: belirli bir haftada ne girer ve ne çıkar?

Üç durum ve onları haklı çıkaran tek durum

Beklemede başlangıç noktasıdır. Sonra iki şeyden biri olur.

Tahsil edildi, bankanın karşıladığı ve paranın gerçekten sizin olduğu anlamına gelir. Nakdin hareket ettiği an budur, çeki kabul ettiğiniz gün değil; zaman damgasıyla ve onaylayan kişiyle kaydedilmelidir — ki “bunu kim tahsil edildi işaretledi?” sorusunun altı ay sonra bir cevabı olsun.

Karşılıksız, bu özelliğin var olma sebebidir. İade edilen bir çek sadece gelmeyen para değildir: yeniden ödenmemiş bir hesap, konuşma gerektiren bir müşteri ilişkisi ve çoğu zaman kendine ait bir banka masrafıdır. Yalnızca ödendi ve ödenmedi bilen bir sistemin bunların hiçbirine koyacak yeri yoktur.

İkisi de varsayılan olarak geri alınamaz, yönetici yetkisiyle geri alınabilir olmalıdır; çünkü ikisine de yanlışlıkla basılır.

Asıl mesele vade listesi

Yukarıdakilerin tümü defter tutmadır. Bu ise bir salı günü gerçekten işe yarayan kısımdır.

Vadeye göre sıralandığında liste, hiçbir defterin cevaplamadığı soruları yanıtlar:

• Bu hafta neyin tahsil edilmesi gerekiyor ve bordroyu karşılamaya yeter mi?
• Hangi müşterinin beklemede iki çeki var ve üçüncü bir grup rezervasyonu istiyor?
• Kimsenin takip etmediği vadesi geçmiş bir şey var mı?
• Bu ayın “cirosunun” ne kadarı hâlâ bir söz?

Sonuncusu, işletmecilerin sürekli sorduğu bir sorunun dürüst hâlidir. Kâğıt üzerinde güçlü geçen, yüzde kırkı çek olan bir ay, henüz harcayamayacağınız güçlü bir aydır ve bu farkı bilmek, ince marjlı bir işte nakit akışı yönetiminin neredeyse tamamıdır.

Tartışmadan kurtaran pratik kurallar

Aynı gün kaydetmeden asla çek kabul etmeyin. Çekmecede duran ve kimsenin girmediği çek, karşılıksız çıkan çektir.

Fotoğrafını çekin. Numara ve banka genelde yeter, ama bir fotoğraf tarih veya imza tartışmasını anında bitirir.

Belirsiz bir ay değil, vade tarihi verin. “Ay sonu” bir tarih değildir ve sıralanamaz.

Umutla değil, bankayla mutabakat yapın. Bir kıymet, vade geçtiğinde değil, banka öyle dediğinde tahsil edilmiştir.

İleri tarihli çekleri her zaman günün hasılatının dışında tutun. Raporlarınız tahsil edilen parayı vaat edilenden ayıramıyorsa bunlar rapor değildir — başlık satırı olan iyimserliktir.

Kısacası

Kapanan hesap ile tahsil edilen para farklı olgulardır ve ikisi için tek kelimesi olan bir sistem, biri çekle her ödediğinde nakdinizi yanlış gösterecektir. Kıymeti kaydedin, ona bir yön ve vade verin, kendi kanıtıyla tahsil olmasına ya da dönmesine izin verin ve listeyi tarihe göre okuyun. Bu karmaşık bir muhasebe değil. Yalnızca henüz sahip olmadığınız parayı saymayı reddetmektir.