Assegni, bonifici e il denaro che non ti hanno ancora pagato

Un cliente aziendale prenota ottanta coperti per una festa del personale, firma l’intero conto e ti consegna un assegno datato a fine del mese prossimo. Un fornitore consegna e accetta di attendere trenta giorni. In entrambi i casi qualcosa è di sicuro accaduto, e in nessuno dei due il denaro si è mosso.

Gran parte dei sistemi per la ristorazione gestisce male questa situazione, e la gestisce male allo stesso modo: ti offre pagato o non pagato, e nessuno dei due è vero.

Perché «pagato» è la parola sbagliata

Se chiudi quel conto come pagato in contanti, si rompono tre cose insieme.

Il tuo incasso di giornata comprende ora ottanta coperti di denaro che non è nel cassetto, quindi il turno non quadrerà e chi conta la cassa passerà venti minuti a inseguire una differenza che non esiste.

Il tuo fatturato è corretto — la festa c’è stata, il cibo è uscito dalla cucina — ma la tua posizione di cassa è sbagliata, ed è la posizione di cassa a decidere se venerdì puoi pagare il personale.

E quando l’assegno torna insoluto non hai alcuna traccia di cosa reclamare, chi ha firmato o quale conto doveva saldare.

Segnarlo come non pagato non è meglio: per il cliente il conto è saldato, e lasciarlo aperto farà sollecitare qualcuno che ha già pagato.

La risposta onesta è un terzo stato. Il conto è chiuso, il ricavo è contabilizzato, e il denaro è dovuto a una data.

Cosa registra davvero un titolo differito

Comunque il sistema lo chiami, una scheda utilizzabile deve portare questo:

Quello che si dimentica è la sede, e pesa più di quanto sembri. Un assegno ricevuto in un locale è un credito di quel locale, e il suo responsabile deve vederlo. Un assegno a copertura di un contratto di gruppo non è di nessuno in particolare e deve restare in direzione: visibile a tutti e imputato a nessuno.

Verso: crediti e debiti

Due cose si chiamano «un assegno nel sistema» e sono opposte.

Un credito è un assegno che detieni, scritto da un cliente. È un attivo, è il tuo rischio, e se torna insoluto sei tu a sollecitare.

Un debito è un assegno che hai scritto a un fornitore. È una passività, per lui è un attivo, e ciò che gli devi è una data da non mancare — il fornitore non pagato nel giorno concordato è il fornitore che smette di consegnare nel mezzo di un servizio.

Tenere entrambi in un’unica lista, con un verso su ogni riga, è ciò che permette la sola domanda che conta: in una data settimana, cosa entra e cosa esce?

Tre stati, e quello che li giustifica

In attesa è il punto di partenza. Poi accade una di due cose.

Incassato significa che la banca lo ha onorato e il denaro è davvero tuo. È questo il momento in cui la cassa si muove, non il giorno in cui hai accettato l’assegno, e va registrato con orario e con chi lo ha confermato — così che «chi ha segnato questo come incassato?» abbia una risposta sei mesi dopo.

Insoluto è la ragione stessa della funzione. Un assegno tornato indietro non è solo denaro non arrivato: è un conto di nuovo non pagato, un rapporto col cliente che richiede una conversazione e spesso una commissione bancaria a sé. Un sistema che conosce solo pagato e non pagato non ha dove mettere tutto questo.

Entrambi dovrebbero essere irreversibili per impostazione e reversibili da un responsabile, perché su entrambi si clicca per errore.

La lista per scadenza è il punto

Tutto quanto sopra è tenuta dei libri. Questa è la parte davvero utile di martedì.

Ordinata per scadenza, la lista risponde a domande che nessun mastro affronta:

• Cosa deve incassarsi questa settimana, e basta a coprire gli stipendi?
• Quale cliente ha già due assegni in attesa e chiede una terza prenotazione di gruppo?
• C’è qualcosa scaduto che nessuno ha sollecitato?
• Quanta parte del «fatturato» del mese è ancora una promessa?

Quest’ultima è la versione onesta di una domanda che i titolari fanno di continuo. Un mese forte sulla carta di cui il quaranta per cento sono assegni è un mese forte che non puoi ancora spendere, e conoscere la differenza è quasi tutta la gestione di cassa in un’attività a margini sottili.

Regole pratiche che risparmiano discussioni

Non accettare mai un assegno senza registrarlo lo stesso giorno. Quello lasciato nel cassetto senza inserirlo è quello che torna insoluto.

Fotografalo. Numero e banca di solito bastano, ma una foto chiude all’istante una discussione su una data o una firma.

Dagli una data di scadenza, non un mese vago. «Fine mese» non è una data e non si può ordinare.

Riconcilialo con la banca, non con la speranza. Un titolo è incassato quando lo dice la banca, non quando scade.

Tieni sempre gli assegni postdatati fuori dall’incasso di giornata. Se i tuoi report non separano il denaro incassato da quello promesso, non sono report — sono ottimismo con una riga di intestazione.

In breve

Un conto chiuso e il denaro incassato sono fatti diversi, e un sistema che ha una sola parola per entrambi sbaglierà la tua cassa ogni volta che qualcuno paga con assegno. Registra il titolo, dagli un verso e una scadenza, lascia che si incassi o torni indietro sulle sue prove, e leggi la lista per data. Non è contabilità sofisticata. È solo rifiutarsi di contare denaro che non hai ancora.