Cheques, transferências e o dinheiro que ainda não lhe pagaram

Um cliente empresarial reserva oitenta couverts para uma festa de pessoal, assina a conta inteira e entrega-lhe um cheque datado do fim do mês seguinte. Um fornecedor entrega e aceita esperar trinta dias. Em ambos os casos algo aconteceu sem dúvida, e em nenhum deles se moveu dinheiro.

A maioria dos sistemas de restauração gere isto mal, e gere mal da mesma maneira: oferece-lhe pago ou não pago, e nenhum é verdade.

Porque «pago» é a palavra errada

Se fechar essa conta como paga em dinheiro, três coisas partem-se ao mesmo tempo.

A sua receita do dia inclui agora oitenta couverts de dinheiro que não está na gaveta, pelo que o turno não fechará e quem contar a caixa passará vinte minutos a caçar uma diferença que não existe.

O seu volume de negócios está certo — a festa aconteceu, a comida saiu da cozinha — mas a sua posição de tesouraria está errada, e é a posição de tesouraria que decide se consegue pagar ao pessoal na sexta-feira.

E quando o cheque for devolvido, não terá registo algum que diga o que cobrar, quem assinou, ou que conta devia liquidar.

Marcá-lo como não pago não é melhor: para o cliente a conta está liquidada, e deixá-la aberta fará alguém cobrar a quem já pagou.

A resposta honesta é um terceiro estado. A conta está fechada, o rédito está contabilizado, e o dinheiro é devido numa data.

O que um título diferido regista realmente

Chame-lhe o sistema o que quiser, uma ficha utilizável tem de levar isto:

O que as pessoas omitem é o estabelecimento, e pesa mais do que parece. Um cheque recebido num local é a conta a receber desse local, e o seu responsável deve vê-lo. Um cheque que cobre um contrato de grupo não é de ninguém em particular e deve ficar na sede: visível para todos e imputado a nenhum.

Sentido: a receber e a pagar

Duas coisas se chamam «um cheque no sistema» e são opostas.

Um a receber é um cheque que detém, escrito por um cliente. É um activo, é o seu risco, e se for devolvido é você que cobra.

Um a pagar é um cheque que escreveu a um fornecedor. É um passivo, para ele é um activo, e o que deve nele é uma data que não pode falhar — o fornecedor que não recebe no dia combinado é o fornecedor que deixa de entregar a meio de um serviço.

Manter ambos numa só lista, com um sentido em cada linha, é o que permite fazer a única pergunta que importa: numa dada semana, o que entra e o que sai?

Três estados, e o que os justifica

Pendente é onde começa. Depois acontece uma de duas coisas.

Cobrado significa que o banco o honrou e o dinheiro é mesmo seu. É este o momento em que a tesouraria se move, não o dia em que aceitou o cheque, e deve ser registado com data-hora e com quem o confirmou — para que «quem marcou isto como cobrado?» tenha resposta seis meses depois.

Devolvido é a razão de ser de toda a funcionalidade. Um cheque devolvido não é apenas dinheiro que não chegou: é uma conta de novo por pagar, uma relação com um cliente que exige uma conversa, e muitas vezes uma comissão bancária própria. Um sistema que só conhece pago e não pago não tem onde pôr nada disso.

Ambos deviam ser irreversíveis por omissão e reversíveis por um responsável, porque em ambos se carrega por engano.

A lista por vencimento é o ponto

Tudo o que ficou para trás é escrituração. Isto é a parte verdadeiramente útil numa terça-feira.

Ordenada por vencimento, a lista responde a perguntas que nenhum razão resolve:

• O que deve ser cobrado esta semana, e chega para cobrir o processamento salarial?
• Que cliente tem já dois cheques pendentes e pede uma terceira reserva de grupo?
• Há algo vencido que ninguém cobrou?
• Quanto do «volume de negócios» deste mês ainda é uma promessa?

Esta última é a versão honesta de uma pergunta que os proprietários fazem constantemente. Um mês forte no papel em que quarenta por cento são cheques é um mês forte que ainda não pode gastar, e conhecer a diferença é quase toda a gestão de tesouraria num negócio de margens finas.

Regras práticas que poupam discussões

Nunca aceite um cheque sem o registar no próprio dia. O que fica na gaveta sem ser lançado é o que é devolvido.

Fotografe-o. O número e o banco costumam bastar, mas uma fotografia encerra de imediato uma discussão sobre uma data ou uma assinatura.

Dê-lhe uma data de vencimento, não um mês vago. «Fim do mês» não é uma data e não se ordena.

Concilie-o com o banco, não com a esperança. Um título está cobrado quando o banco o diz, não quando o vencimento passa.

Mantenha sempre os cheques pré-datados fora da receita do dia. Se os seus relatórios não separam dinheiro cobrado de dinheiro prometido, não são relatórios — são optimismo com uma linha de cabeçalho.

Em resumo

Uma conta fechada e dinheiro cobrado são factos diferentes, e um sistema que só tem uma palavra para ambos falseará a sua tesouraria sempre que alguém pagar por cheque. Registe o título, dê-lhe um sentido e um vencimento, deixe-o cobrar-se ou ser devolvido pela sua própria evidência, e leia a lista por data. Não é contabilidade sofisticada. É apenas recusar contar dinheiro que ainda não tem.