Bons de commande, bons de réception et les trois quantités qui comptent

La plupart des restaurants commandent par téléphone et retiennent par habitude. Cela fonctionne jusqu’à ce que la personne qui commande prenne une semaine de congé, ou qu’arrive une facture que personne ne peut vérifier.

Les achats n’ont pas besoin d’être bureaucratiques. Ils ont besoin de trois quantités et d’un document.

Commandé, reçu, accepté

Ce ne sont pas le même chiffre, et faire semblant du contraire est à l’origine de la plupart des litiges de stock :

Une palette arrive avec douze cartons alors que vous en aviez commandé quinze ; deux des douze sont abîmés. Commandé 15, reçu 12, accepté 10. Seul le dernier chiffre doit bouger votre stock, et seul celui du milieu se rapproche du bon de livraison. Si votre système n’enregistre qu’une quantité, vous découvrirez l’écart à la facture — et les cartons refusés seront partis.

Les refus portent aussi un motif et une destination : retour au fournisseur, ou passage en perte. Ce sont deux issues financières différentes, et trancher à la porte coûte bien moins cher que d’en débattre en fin de mois.

Le bon de commande a une vie

Une commande évolue par états au lieu d’être une note sur un carnet :

Brouillon → Soumis → Approuvé → Partiellement reçu → Reçu, avec Annulé comme sortie.

Les deux utiles sont Approuvé et Partiellement reçu. L’approbation signifie qu’une personne habilitée à engager de l’argent a validé le montant avant qu’il ne soit dépensé — le contrôle le moins cher des achats. Le partiellement reçu est l’état honnête qui manque à beaucoup de systèmes : la moitié est arrivée, le reste est dû, et le bon reste ouvert jusqu’à ce qu’il ne le soit plus.

Chaque commande porte aussi une date de livraison prévue face à une date réelle. Au bout d’un mois, l’écart entre ces deux colonnes vous dit quel fournisseur est fiable et lequel vous excusez silencieusement.

Les bons de réception et leur raison d’être

Un bon de réception est l’enregistrement d’une livraison précise face à une commande précise : qui a réceptionné, quand, ce qui est arrivé, ce qui a été accepté, ce qui a été refusé et pourquoi.

C’est le document qui permet de dire : « la facture dit quinze, notre bon dit douze, voici la signature ». Sans lui, un litige oppose votre mémoire à leurs papiers, et leurs papiers gagnent toujours.

La ligne de réception est aussi le bon endroit pour le numéro de lot, le numéro de série, la date de péremption et la date de fabrication. Les saisir à la porte permet de répondre à un rappel produit ou à une question d’altération par une requête plutôt qu’en ouvrant chaque carton. Un autocollant tombera ; une ligne de réception, non.

Les fournisseurs sont des fiches, pas des relations

Tout ce que sait la personne qui commande d’habitude devrait figurer dans la fiche fournisseur : interlocuteur, téléphone, délai de paiement en jours, montant minimum de commande, dates de contrat, et une note que vous mettez réellement à jour.

Deux de ces éléments rapportent immédiatement :

• Le délai de paiement transforme une pile de factures en échéancier, et un échéancier en prévision de trésorerie.
• Le minimum de commande stoppe le petit réassort qui coûte plus en livraison qu’il n’économise en stock.

La note mérite d’être honnête. « Le moins cher au kilo » n’est pas « le moins cher au kilo utilisable livré à l’heure », et c’est le second qui paie le loyer.

Un rythme hebdomadaire qui marche

1. Commandez depuis des niveaux cibles, pas depuis un coup d’œil dans la chambre. Le système sait ce qui manque ; un regard non.
2. Une personne réceptionne, et compare au bon de commande, pas à la facture.
3. Refusez à la porte. Ce qui est accepté est à vous, quelle qu’en soit l’allure le lendemain.
4. Revoyez chaque mois l’écart prévu/réel de livraison, et ayez la conversation avec le fournisseur qui le creuse.

Rien de coûteux là-dedans. Et tout cela coûte bien moins que l’alternative : découvrir dans les comptes que vous avez payé une marchandise que vous n’avez jamais servie.