Pedidos de compra, albaranes de recepción y las tres cantidades que importan

La mayoría de los restaurantes compran por teléfono y recuerdan por costumbre. Funciona hasta que quien hace los pedidos se toma una semana, o hasta que llega una factura que nadie puede verificar.

Comprar no tiene que ser burocrático. Necesita tres cantidades y un documento.

Pedido, recibido, aceptado

No son el mismo número, y fingir que lo son es el origen de casi todas las discusiones de stock:

Llega un palé con doce cajas cuando pediste quince; dos de las doce vienen dañadas. Pedido 15, recibido 12, aceptado 10. Solo el último número debe mover tu stock, y solo el del medio se concilia con el albarán de entrega. Si tu sistema registra una sola cantidad, descubrirás el hueco cuando llegue la factura, y para entonces las cajas rechazadas ya no están.

Los rechazos llevan además un motivo y un destino: devuelto al proveedor o dado de baja como pérdida. Son resultados financieros distintos, y decidirlo en la puerta sale mucho más barato que discutirlo a fin de mes.

El pedido tiene vida

Un pedido avanza por estados en vez de ser una nota en un cuaderno:

Borrador → Enviado → Aprobado → Recibido parcialmente → Recibido, con Cancelado como salida.

Los dos útiles son Aprobado y Recibido parcialmente. La aprobación significa que alguien con autoridad para gastar dio el visto bueno al importe antes de gastarlo — el control más barato que existe en compras. El recibido parcialmente es el estado honesto que a muchos sistemas les falta: llegó la mitad, el resto sigue pendiente, y el pedido sigue abierto hasta que deja de estarlo.

Cada pedido lleva además una fecha de entrega prevista frente a una real. Al cabo de un mes, la diferencia entre esas dos columnas te dice qué proveedor es fiable y a cuál llevas tiempo disculpando en silencio.

Los albaranes de recepción y por qué existen

Un albarán de recepción es el registro de una entrega concreta contra un pedido concreto: quién la recibió, cuándo, qué llegó, qué se aceptó y qué se rechazó y por qué.

Es el documento que te permite decir «la factura dice quince, nuestro albarán dice doce, aquí está la firma». Sin él, una disputa de factura es tu memoria contra sus papeles, y sus papeles ganan siempre.

La línea de recepción es también el lugar correcto para el número de lote, el número de serie, la fecha de caducidad y la de fabricación. Anotarlos en la puerta permite responder a una retirada de producto o a una duda de deterioro con una consulta en vez de abriendo cada caja. Una pegatina se cae; una línea de recepción no.

Los proveedores son fichas, no relaciones

Todo lo que sabe quien suele pedir debería estar en la ficha del proveedor: persona de contacto, teléfono, plazo de pago en días, importe mínimo de pedido, fechas de contrato y una valoración que actualices de verdad.

Dos de esos campos se pagan solos enseguida:

• El plazo de pago convierte un montón de facturas en un calendario, y un calendario en una previsión de tesorería.
• El pedido mínimo frena el repuesto pequeño que cuesta más en transporte de lo que ahorra en stock.

La valoración merece honestidad. «El más barato por kilo» no es «el más barato por kilo aprovechable entregado a tiempo», y el segundo es el número que paga el alquiler.

Un ritmo semanal que funciona

1. Pide desde niveles objetivo, no desde un vistazo a la cámara. El sistema sabe qué falta; un vistazo no.
2. Recibe una sola persona, y compara contra el pedido, no contra la factura.
3. Rechaza en la puerta. Lo aceptado ya es tuyo, tenga el aspecto que tenga a la mañana siguiente.
4. Revisa cada mes la diferencia entre entrega prevista y real, y ten la conversación con el proveedor que la agranda.

Nada de esto es caro. Y todo sale mucho más barato que la alternativa: descubrir en la contabilidad que pagaste comida que nunca serviste.