Satın alma siparişleri, mal kabul fişleri ve önemli olan üç miktar

Çoğu restoran telefonla alır ve alışkanlıkla hatırlar. Bu, siparişi veren kişi bir hafta izin alana kadar ya da kimsenin doğrulayamayacağı bir fatura gelene kadar işe yarar.

Satın almanın bürokratik olmasına gerek yok. Üç miktara ve bir belgeye ihtiyacı var.

Sipariş edilen, teslim alınan, kabul edilen

Bunlar aynı sayı değildir ve öyleymiş gibi davranmak stok anlaşmazlıklarının çoğunun kökenidir:

On beş sipariş etmişken on iki koliyle bir palet geliyor; on ikinin ikisi hasarlı. Sipariş 15, teslim alınan 12, kabul edilen 10. Yalnızca son sayı stoğunuzu hareket ettirmeli, yalnızca ortadaki irsaliyeyle karşılaştırılmalıdır. Sisteminiz tek bir miktar kaydediyorsa, farkı fatura geldiğinde keşfedersiniz ve o zamana kadar reddedilen koliler gitmiş olur.

Reddedilenler ayrıca bir neden ve bir tasarruf taşır: tedarikçiye iade ya da zarar olarak kayıttan düşme. Bunlar farklı mali sonuçlardır ve kapıda karar vermek, ay sonunda tartışmaktan çok daha ucuzdur.

Satın alma siparişinin bir yaşamı vardır

Bir sipariş, bir bloknottaki not olmak yerine durumlar arasında ilerler:

Taslak → Gönderildi → Onaylandı → Kısmen teslim alındı → Teslim alındı, çıkış olarak İptal.

Yararlı olan ikisi Onaylandı ve Kısmen teslim alındı. Onay, harcama yetkisi olan birinin tutarı harcanmadan önce kabul ettiği anlamına gelir — satın almadaki en ucuz kontroldür. Kısmen teslim alındı ise çoğu sistemin eksik bıraktığı dürüst durumdur: siparişin yarısı geldi, gerisi hâlâ borçlu ve sipariş kapanana kadar açık kalır.

Her sipariş ayrıca beklenen bir teslim tarihine karşı gerçek bir tarih taşır. Bir ay sonra bu iki sütun arasındaki fark, hangi tedarikçinin güvenilir olduğunu ve hangisini sessizce affettiğinizi söyler.

Mal kabul fişleri ve neden var oldukları

Mal kabul fişi, belirli bir siparişe karşı belirli bir teslimatın kaydıdır: kimin teslim aldığı, ne zaman, ne geldiği, neyin kabul edildiği ve neyin hangi nedenle reddedildiği.

“Fatura on beş diyor, bizim fişimiz on iki diyor, işte imza” demenizi sağlayan belgedir. O olmadan bir fatura anlaşmazlığı sizin hafızanıza karşı onların evrakıdır ve evrak her zaman kazanır.

Kabul satırı aynı zamanda parti numarası, lot numarası, son kullanma tarihi ve üretim tarihi için doğru yerdir. Bunları kapıda kaydetmek, bir geri çağırma ya da bozulma sorusunun raftaki her kutuyu açarak değil bir sorguyla yanıtlanması demektir. Etiket düşer; kabul satırı düşmez.

Tedarikçiler kayıttır, ilişki değil

Genelde sipariş veren kişinin bildiği her şey tedarikçi kaydında olmalıdır: irtibat kişisi, telefon, gün olarak ödeme vadesi, asgari sipariş tutarı, sözleşme tarihleri ve gerçekten güncellediğiniz bir puan.

Bunlardan ikisi kendini hemen amorti eder:

• Ödeme vadesi bir fatura yığınını ödeme takvimine, takvimi de nakit akışı tahminine çevirir.
• Asgari sipariş tutarı, stokta kazandırdığından fazlasını teslimatta götüren küçük tamamlama siparişini durdurur.

Puan dürüstlüğü hak eder. “Kilosu en ucuz”, “zamanında teslim edilen kullanılabilir kilosu en ucuz” ile aynı şey değildir ve kirayı ödeyen ikincisidir.

İşe yarayan haftalık bir ritim

1. Soğuk odaya bakarak değil, hedef stok seviyelerinden sipariş verin. Neyin azaldığını sistem bilir; bir bakış bilmez.
2. Tek bir kişi teslim alır ve faturaya değil siparişe karşı kontrol eder.
3. Kapıda reddedin. Kabul edilen her şey sizindir, ertesi sabah nasıl görünürse görünsün.
4. Beklenen ile gerçek teslim arasındaki farkı aylık gözden geçirin ve bu farkı büyütmeye devam eden tedarikçiyle konuşun.

Bunların hiçbiri pahalı değil. Hepsi, alternatiften — hiç servis etmediğiniz malın parasını ödediğinizi muhasebeden öğrenmekten — çok daha ucuz.