Ordini d’acquisto, bolle di ricevimento e le tre quantità che contano

Quasi tutti i ristoranti comprano al telefono e ricordano per abitudine. Funziona finché chi ordina non prende una settimana di ferie, o finché non arriva una fattura che nessuno può verificare.

Gli acquisti non devono essere burocratici. Servono tre quantità e un documento.

Ordinato, ricevuto, accettato

Non sono lo stesso numero, e fingere che lo siano è all’origine di quasi tutte le contestazioni di magazzino:

Arriva un pallet con dodici cartoni quando ne avevi ordinati quindici; due dei dodici sono danneggiati. Ordinato 15, ricevuto 12, accettato 10. Solo l’ultimo numero deve muovere il magazzino, e solo quello di mezzo si concilia con il documento di trasporto. Se il tuo sistema registra una sola quantità, scoprirai il buco all’arrivo della fattura, e a quel punto i cartoni rifiutati non ci sono più.

I rifiuti portano anche una causale e una destinazione: reso al fornitore, oppure scarico come perdita. Sono due esiti finanziari diversi, e deciderlo alla porta costa molto meno che discuterne a fine mese.

L’ordine ha una vita

Un ordine attraversa stati invece di essere un appunto su un blocco:

Bozza → Inviato → Approvato → Ricevuto parzialmente → Ricevuto, con Annullato come uscita.

I due utili sono Approvato e Ricevuto parzialmente. L’approvazione significa che qualcuno con autorità di spesa ha accettato l’importo prima che venisse speso — il controllo più economico negli acquisti. Il ricevuto parzialmente è lo stato onesto che manca a molti sistemi: metà è arrivata, il resto è ancora dovuto, e l’ordine resta aperto finché non lo è più.

Ogni ordine porta anche una data di consegna prevista a fronte di una reale. Dopo un mese, la distanza tra queste due colonne ti dice quale fornitore è affidabile e a quale stai silenziosamente perdonando.

Le bolle di ricevimento e perché esistono

Una bolla di ricevimento è la registrazione di una consegna specifica a fronte di un ordine specifico: chi ha ricevuto, quando, cosa è arrivato, cosa è stato accettato e cosa rifiutato e perché.

È il documento che ti permette di dire: «la fattura dice quindici, la nostra bolla dice dodici, ecco la firma». Senza, una contestazione è la tua memoria contro le loro carte, e le loro carte vincono sempre.

La riga di ricevimento è anche il posto giusto per numero di lotto, numero di partita, scadenza e data di produzione. Registrarli alla porta permette di rispondere a un richiamo o a un dubbio di deterioramento con una query invece che aprendo ogni cartone. Un adesivo si stacca; una riga di ricevimento no.

I fornitori sono schede, non relazioni

Tutto ciò che sa chi di solito ordina dovrebbe stare nella scheda fornitore: referente, telefono, termini di pagamento in giorni, importo minimo d’ordine, date di contratto e una valutazione che aggiorni davvero.

Due di questi si ripagano subito:

• I termini di pagamento trasformano una pila di fatture in uno scadenzario, e lo scadenzario in una previsione di cassa.
• Il minimo d’ordine blocca il piccolo riordino che costa più in consegna di quanto risparmi in magazzino.

La valutazione merita onestà. «Il più economico al chilo» non è «il più economico al chilo utilizzabile consegnato in orario», e il secondo è il numero che paga l’affitto.

Un ritmo settimanale che funziona

1. Ordina dai livelli di riordino, non da un’occhiata in cella. Il sistema sa cosa manca; un’occhiata no.
2. Riceve una sola persona, e confronta con l’ordine, non con la fattura.
3. Rifiuta alla porta. Ciò che accetti è tuo, qualunque aspetto abbia il mattino dopo.
4. Rivedi ogni mese lo scarto tra consegna prevista e reale e fai la conversazione con il fornitore che continua ad allargarlo.

Nulla di costoso. E tutto molto più economico dell’alternativa: scoprire dai conti di aver pagato merce che non hai mai servito.