Notas de encomenda, guias de receção e as três quantidades que interessam

A maioria dos restaurantes compra por telefone e lembra-se por hábito. Funciona até quem faz as encomendas tirar uma semana de férias, ou até chegar uma fatura que ninguém consegue verificar.

Comprar não precisa de ser burocrático. Precisa de três quantidades e de um documento.

Encomendado, recebido, aceite

Não são o mesmo número, e fingir que são está na origem de quase todas as disputas de stock:

Chega uma palete com doze caixas quando encomendou quinze; duas das doze vêm danificadas. Encomendado 15, recebido 12, aceite 10. Só o último número deve mexer no seu stock, e só o do meio se concilia com a guia de transporte. Se o seu sistema regista uma única quantidade, descobrirá a diferença quando chegar a fatura — e nessa altura as caixas rejeitadas já lá não estão.

As rejeições levam também um motivo e um destino: devolvido ao fornecedor, ou abatido como perda. São desfechos financeiros diferentes, e decidir à porta é muito mais barato do que discutir no fim do mês.

A encomenda tem uma vida

Uma encomenda percorre estados em vez de ser um apontamento num bloco:

Rascunho → Submetida → Aprovada → Recebida parcialmente → Recebida, com Cancelada como saída.

Os dois úteis são Aprovada e Recebida parcialmente. Aprovação significa que alguém com autoridade para gastar concordou com o valor antes de ser gasto — o controlo mais barato que existe nas compras. Recebida parcialmente é o estado honesto que falta a muitos sistemas: chegou metade, o resto ainda é devido, e a nota fica aberta até deixar de estar.

Cada encomenda traz também uma data de entrega prevista face a uma real. Ao fim de um mês, a distância entre essas duas colunas diz-lhe que fornecedor é fiável e a qual anda a desculpar em silêncio.

As guias de receção e porque existem

Uma guia de receção é o registo de uma entrega concreta face a uma encomenda concreta: quem recebeu, quando, o que chegou, o que foi aceite e o que foi rejeitado e porquê.

É o documento que lhe permite dizer «a fatura diz quinze, a nossa guia diz doze, aqui está a assinatura». Sem ela, uma disputa é a sua memória contra os papéis deles — e os papéis deles ganham sempre.

A linha de receção é também o sítio certo para número de lote, número de série, prazo de validade e data de fabrico. Registá-los à porta permite responder a uma recolha de produto ou a uma dúvida de deterioração com uma consulta, em vez de abrir cada caixa. Um autocolante cai; uma linha de receção não.

Os fornecedores são fichas, não relações

Tudo o que sabe quem costuma encomendar devia estar na ficha do fornecedor: pessoa de contacto, telefone, prazo de pagamento em dias, valor mínimo de encomenda, datas de contrato e uma avaliação que atualize a sério.

Dois destes pagam-se logo:

• O prazo de pagamento transforma uma pilha de faturas num calendário, e o calendário numa previsão de tesouraria.
• A encomenda mínima trava o pequeno reforço que custa mais em transporte do que poupa em stock.

A avaliação merece honestidade. «O mais barato ao quilo» não é «o mais barato ao quilo aproveitável entregue a horas», e é o segundo que paga a renda.

Um ritmo semanal que funciona

1. Encomende a partir de níveis-alvo, não de uma espreitadela à câmara. O sistema sabe o que falta; um olhar não.
2. Recebe uma só pessoa, e confere contra a encomenda, não contra a fatura.
3. Rejeite à porta. O que é aceite passa a ser seu, tenha o aspeto que tiver na manhã seguinte.
4. Reveja mensalmente a diferença entre entrega prevista e real e tenha a conversa com o fornecedor que a vai alargando.

Nada disto é caro. E tudo sai muito mais barato do que a alternativa: descobrir nas contas que pagou mercadoria que nunca serviu.