Bestellungen, Wareneingangsscheine und die drei Mengen, auf die es ankommt

Die meisten Betriebe bestellen per Telefon und merken sich das Übrige aus Gewohnheit. Das funktioniert, bis die Person, die bestellt, eine Woche frei nimmt — oder bis eine Rechnung eintrifft, die niemand prüfen kann.

Einkauf muss nicht bürokratisch sein. Er braucht drei Mengen und ein Dokument.

Bestellt, erhalten, angenommen

Das sind nicht dieselben Zahlen, und so zu tun, als wären sie es, ist die Wurzel der meisten Bestandsstreitigkeiten:

Eine Palette kommt mit zwölf Kartons, bestellt hatten Sie fünfzehn; zwei der zwölf sind beschädigt. Bestellt 15, erhalten 12, angenommen 10. Nur die letzte Zahl darf Ihren Bestand bewegen, und nur die mittlere wird gegen den Lieferschein abgeglichen. Erfasst Ihr System nur eine Menge, entdecken Sie die Lücke bei der Rechnung — und die abgelehnten Kartons sind längst weg.

Ablehnungen tragen zudem einen Grund und eine Verwendung: Rücksendung an den Lieferanten oder Abschreibung als Verlust. Das sind zwei unterschiedliche finanzielle Ausgänge, und die Entscheidung an der Tür ist viel billiger als die Diskussion am Monatsende.

Die Bestellung hat ein Leben

Eine Bestellung durchläuft Zustände, statt eine Notiz auf einem Block zu sein:

Entwurf → Eingereicht → Genehmigt → Teilweise erhalten → Erhalten, mit Storniert als Ausgang.

Die beiden nützlichen sind Genehmigt und Teilweise erhalten. Genehmigung heißt, jemand mit Ausgabenbefugnis hat dem Betrag zugestimmt, bevor er ausgegeben wurde — die billigste Kontrolle im Einkauf. „Teilweise erhalten“ ist der ehrliche Zustand, der vielen Systemen fehlt: die Hälfte kam an, der Rest steht aus, und die Bestellung bleibt offen, bis sie es nicht mehr ist.

Jede Bestellung trägt außerdem ein erwartetes Lieferdatum gegen ein tatsächliches. Nach einem Monat sagt Ihnen der Abstand dieser beiden Spalten, welcher Lieferant zuverlässig ist und welchem Sie still nachsehen.

Wareneingangsscheine und wozu sie da sind

Ein Wareneingangsschein ist der Nachweis einer bestimmten Lieferung zu einer bestimmten Bestellung: wer angenommen hat, wann, was kam, was angenommen und was mit welcher Begründung abgelehnt wurde.

Es ist das Dokument, mit dem Sie sagen können: „Die Rechnung sagt fünfzehn, unser Schein sagt zwölf, hier ist die Unterschrift.“ Ohne ihn steht Ihre Erinnerung gegen deren Papier — und deren Papier gewinnt immer.

Die Eingangszeile ist auch der richtige Ort für Chargennummer, Losnummer, Ablauf- und Herstelldatum. An der Tür erfasst, lässt sich ein Rückruf oder eine Verderbsfrage per Abfrage beantworten statt durch Öffnen jedes Kartons. Ein Aufkleber fällt ab; eine Eingangszeile nicht.

Lieferanten sind Datensätze, keine Beziehungen

Alles, was die Person weiß, die sonst bestellt, gehört in den Lieferantensatz: Ansprechpartner, Telefon, Zahlungsziel in Tagen, Mindestbestellwert, Vertragsdaten und eine Bewertung, die Sie wirklich pflegen.

Zwei davon rechnen sich sofort:

• Das Zahlungsziel macht aus einem Stapel Rechnungen einen Zahlungsplan und aus dem Plan eine Liquiditätsvorschau.
• Der Mindestbestellwert stoppt die kleine Nachbestellung, deren Lieferkosten mehr fressen, als sie an Bestand spart.

Die Bewertung verdient Ehrlichkeit. „Am billigsten je Kilo“ ist nicht „am billigsten je nutzbarem, pünktlich geliefertem Kilo“ — und die zweite Zahl zahlt die Miete.

Ein Wochenrhythmus, der funktioniert

1. Bestellen Sie aus Sollbeständen, nicht aus einem Blick ins Kühlhaus. Das System weiß, was knapp ist; ein Blick nicht.
2. Eine Person nimmt an — und prüft gegen die Bestellung, nicht gegen die Rechnung.
3. Ablehnen an der Tür. Angenommenes gehört Ihnen, wie es am nächsten Morgen auch aussieht.
4. Prüfen Sie monatlich die Lücke zwischen erwarteter und tatsächlicher Lieferung und führen Sie das Gespräch mit dem Lieferanten, der sie vergrößert.

Nichts davon ist teuer. Alles davon ist viel billiger als die Alternative: in den Büchern zu entdecken, dass Sie Ware bezahlt haben, die nie serviert wurde.