Software de inventario para restaurantes: 9 cosas que debe hacer antes de que pagues por él

El almacén es donde el dinero de un restaurante se escapa con menos ruido: pollo caducado, aceite que se acaba antes de lo que explican las ventas, un proveedor que entrega 18 kilos con una factura de 20 y un recuento de fin de mes que nadie sabe explicar. El software de inventario para restaurantes adecuado cierra esas puertas una a una.

No vale cualquier programa de stock. Las herramientas genéricas — pensadas para tiendas y almacenes — no saben que un wrap lleva 150 g de pollo. Antes de pagar, comprueba que el programa hace estas nueve cosas.

1. Stock por local con avisos de mínimo

Cada local tiene su stock y sus cantidades, y cada ingrediente un nivel mínimo — cuando se alcanza aparece un aviso con una cantidad de reposición sugerida. Así los tomates dejan de acabarse a las nueve de la noche de un jueves.

2. Descuento automático desde la receta con cada venta

Es la función más importante y la que no tienen las herramientas genéricas. Cada producto de la carta está vinculado a una receta, con una receta por tamaño. En cuanto la caja vende un wrap, el programa descuenta solo el pollo, la tortilla y la salsa del stock del local. Nadie tiene que meter consumos al final del día. Mira recetas y descuento automático de stock.

3. Pedidos de compra con aprobación

En lugar de que el cocinero llame al proveedor y pida lo que se le ocurra, el pedido de compra se crea en el sistema y pasa por un encargado para su aprobación antes de enviarse. Sabes quién pidió qué y a qué precio — y no aparecen tres cajas de queso de más en la cámara.

4. Recepción con tres cantidades

Cuando llega la mercancía, recibir no es solo «entregado». Un buen albarán de recepción registra cantidades aceptadas, rechazadas y dañadas. El stock sube solo por lo aceptado, y al proveedor se le paga lo que de verdad entró. Eso es lo que detecta los 18 kilos con una factura de 20. Detalles en pedidos de compra y albaranes de recepción.

5. Control de lotes y caducidades

Los ingredientes perecederos — carne, lácteos, salsas — deben registrarse por lote y fecha de caducidad. El programa te dice qué caduca esta semana para usarlo primero, y si un envío tiene un problema, sabes adónde fue.

6. Recuentos que comparan lo teórico con lo real

Un recuento no sirve solo para saber qué tienes. Sirve para comparar:

• Consumo teórico: lo que se debería haber usado según recetas y ventas.
• Consumo real: lo que se usó de verdad según el recuento.

Una diferencia del 2 % es normal. Un 12 % en el pollo significa raciones mayores que la receta, un rendimiento mal puesto o robo. Esa es la cifra que te ahorra dinero. Lee control de inventario: cómo parar la fuga.

7. Registro de mermas y venta de excedentes

Cada pérdida se registra con su motivo: caducado, mal conservado, caído, devuelto. Al cabo de un mes sabes de dónde vienen las mermas. Y el excedente en buen estado puede venderse en lugar de tirarse. El efecto de las mermas en el coste del plato está calculado en calcular el coste de los platos y el efecto de las mermas.

8. Una ficha por proveedor

Nombre, productos que suministra y sus precios, condiciones de pago, contratos y una valoración de cada uno. Cuando toca cambiar de proveedor o negociar un precio, tienes los números delante.

9. Conexión con contabilidad y costes

Las compras deben contabilizarse solas (deudas con proveedores), y un precio de compra nuevo debe actualizar el coste de cada plato que usa ese ingrediente. Sin esa conexión, el inventario es una isla. En GoSufra, la contabilidad se registra sola a partir de compras y ventas.

Tabla rápida: ¿programa de stock genérico o de restaurante?

GoSufra: el inventario dentro del mismo sistema

En GoSufra, la gestión de inventario no es un programa aparte que haya que conectar. Comparte la base de datos con la caja, la cocina y la contabilidad, así que cada venta, entrega y pérdida aparece en todas partes a la vez.

Y mejor aún: inventario, materias primas, recetas, mermas, proveedores y compras están en el plan gratis. Puedes empezar hoy, meter tus ingredientes y las recetas de tus diez productos más vendidos y, tras una semana, hacer tu primer recuento y ver la diferencia con tus propios ojos. Los precios actuales de los planes superiores están en la página de precios.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software de inventario para restaurantes?

El que descuenta ingredientes de las recetas con cada venta, recibe cantidades aceptadas y rechazadas, controla caducidades y compara consumo teórico y real. Sin esas cuatro cosas seguirás contando sin saber de dónde sale la diferencia.

¿Cada cuánto hay que hacer inventario?

Lo caro y de mucha rotación — carne, pollo, aceite — cada semana. Lo demás, cada mes.

¿Puedo empezar sin meter las recetas de toda la carta?

Sí. Empieza por lo que más vendes y añade el resto después. Incluso diez recetas cubren buena parte de tu consumo.

¿Sirve para más de un local?

Sí. Cada local tiene su stock, y en los planes multilocal comparas los locales desde un solo panel.