Software magazzino per ristoranti: 9 cose che deve fare prima che tu lo paghi

Il magazzino è il posto dove i soldi di un ristorante escono più in silenzio: pollo scaduto, olio che finisce prima di quanto spieghino le vendite, un fornitore che consegna 18 chili su una fattura da 20 e un inventario di fine mese che nessuno sa spiegare. Il giusto software di magazzino per ristoranti chiude queste porte una per una.

Non va bene un software di magazzino qualsiasi. Gli strumenti generici — pensati per negozi e depositi — non sanno che una piadina contiene 150 g di pollo. Prima di pagare, verifica che il software faccia queste nove cose.

1. Magazzino per sede con avvisi di scorta minima

Ogni sede ha il suo magazzino e le sue quantità, e ogni ingrediente una scorta minima — quando viene raggiunta compare un avviso con una quantità di riordino suggerita. Così i pomodori smettono di finire alle nove di un giovedì sera.

2. Scarico automatico dalla ricetta a ogni vendita

È la funzione più importante, e quella che gli strumenti generici non hanno. Ogni articolo del menu è collegato a una ricetta, con una ricetta per taglia. Appena la cassa vende una piadina, il software scarica da solo pollo, piadina e salsa dal magazzino della sede. Nessuno deve inserire i consumi a fine giornata. Vedi ricette e scarico automatico del magazzino.

3. Ordini d’acquisto con approvazione

Invece che il cuoco chiami il fornitore e ordini quello che gli viene in mente, l’ordine d’acquisto si crea nel sistema e passa a un responsabile per l’approvazione prima dell’invio. Sai chi ha ordinato cosa e a che prezzo — e non trovi tre cartoni di formaggio in più in cella.

4. Ricevimento con tre quantità

Quando arriva la merce, ricevere non è solo «consegnato». Un vero documento di ricevimento registra quantità accettate, rifiutate e danneggiate. Il magazzino sale solo di ciò che è stato accettato, e il fornitore viene pagato per ciò che è davvero entrato. È così che si scoprono i 18 chili su una fattura da 20. Dettagli in ordini d’acquisto e documenti di ricevimento.

5. Tracciamento di lotti e scadenze

Gli ingredienti deperibili — carne, latticini, salse — vanno registrati per lotto e data di scadenza. Il software ti dice cosa scade questa settimana per usarlo per primo, e se una fornitura ha un problema sai dove è finita.

6. Inventari che confrontano teorico e reale

L’inventario non serve solo a sapere cosa hai. Serve a confrontare:

• Consumo teorico: ciò che si sarebbe dovuto usare secondo ricette e vendite.
• Consumo reale: ciò che si è usato davvero secondo il conteggio.

Una differenza del 2 % è normale. Il 12 % sul pollo significa porzioni più grandi della ricetta, una resa sbagliata o furti. È questo il numero che ti fa risparmiare. Leggi controllo del magazzino: fermare la perdita.

7. Registrazione degli sprechi e vendita delle eccedenze

Ogni perdita si registra con il motivo: scaduto, conservato male, caduto, tornato indietro. Dopo un mese sai da dove vengono gli sprechi. E le eccedenze ancora buone si possono vendere invece di buttarle. L’effetto degli sprechi sul costo del piatto è calcolato in calcolare il food cost dei piatti e l’effetto degli sprechi.

8. Una scheda per ogni fornitore

Nome del fornitore, articoli forniti e prezzi, condizioni di pagamento, contratti e una valutazione per ciascuno. Quando serve cambiare fornitore o trattare un prezzo, hai i numeri davanti.

9. Collegamento con contabilità e costi

Gli acquisti devono registrarsi da soli in contabilità (debiti verso fornitori), e un nuovo prezzo d’acquisto deve aggiornare il costo di ogni piatto che usa quell’ingrediente. Senza questo collegamento il magazzino è un’isola. In GoSufra la contabilità si registra da sola a partire da acquisti e vendite.

Tabella rapida: software di magazzino generico o per la ristorazione?

GoSufra: il magazzino nello stesso sistema

In GoSufra la gestione del magazzino non è un programma a parte da collegare. Condivide il database con cassa, cucina e contabilità, così ogni vendita, consegna e perdita compare ovunque nello stesso istante.

E ancora meglio: magazzino, materie prime, ricette, sprechi, fornitori e acquisti sono nel piano gratuito. Puoi iniziare oggi, inserire gli ingredienti e le ricette dei tuoi dieci articoli più venduti e, dopo una settimana, fare il primo inventario e vedere la differenza con i tuoi occhi. I prezzi attuali dei piani superiori sono nella pagina dei prezzi.

Domande frequenti

Qual è il miglior software di magazzino per ristoranti?

Quello che scarica gli ingredienti dalle ricette a ogni vendita, riceve quantità accettate e rifiutate, controlla le scadenze e confronta consumo teorico e reale. Senza queste quattro cose continuerai a contare senza sapere da dove viene la differenza.

Ogni quanto fare l’inventario?

I prodotti costosi e a rotazione veloce — carne, pollo, olio — ogni settimana. Il resto ogni mese.

Posso iniziare senza inserire le ricette di tutto il menu?

Sì. Parti dai più venduti e aggiungi il resto dopo. Anche dieci ricette coprono buona parte dei tuoi consumi.

Il software gestisce più sedi?

Sì. Ogni sede ha il suo magazzino, e nei piani multi-sede confronti le sedi da un’unica dashboard.