Control de inventario: detén la fuga antes de que llegue al P&L

Nadie vacía el almacén de un restaurante de un golpe. La fuga ocurre por gramos: una ración un poco más pesada, una caja que nunca se pesó en la entrega, un ítem caducado al fondo de una estantería, un pedido anulado y nunca registrado. A fin de mes el número llega agregado, y nadie puede decir de dónde salió.

El control de inventario no va de ser duro con el personal. Es simplemente saber qué entró, qué salió y qué queda.

1. Comprar es una decisión, no un hábito

La mayoría de restaurantes pide «lo mismo que la semana pasada». Ese hábito es la primera fuente de stock muerto.

Vincula el pedido al consumo real:

cant. pedido = (uso diario medio × días de cobertura) + stock de seguridad − stock disponible

Y pon un paso de aprobación en las órdenes de compra. En cuanto todo por encima de un umbral necesita un manager, toda una categoría de compras que nadie puede explicar simplemente desaparece.

2. Recepción: los cinco minutos más importantes del día

Aquí ganas o pierdes más de lo que crees. La regla es corta:

Nada entra en el almacén hasta que se ha pesado y contrastado con la orden de compra.

Un albarán de recepción debe separar tres cantidades:

Sin ese desglose, cada falta se convierte en silencio en «variación de inventario» a fin de mes y no pertenece a nadie.

3. Conteos: semanal y mensual

Un conteo completo mensual no basta — descubres el problema treinta días después de que ocurrió.

Usa un desglose simple:

• Semanal: líneas de alto valor — carne, pescado, queso, aceite, bebidas. Suele ser de veinte a treinta ítems que llevan cerca del 80 % del valor del stock.
• Mensual: todo lo demás.

Fija las condiciones: mismo día, misma hora, tras el cierre y antes de las entregas, y dos personas — una cuenta, otra registra.

4. Lotes y fechas de caducidad

El seguimiento de lotes no es un lujo en alimentación:

• Impone el FIFO en lugar de que el cocinero coja la caja más cercana.
• Te avisa antes de la caducidad, mientras aún puedes actuar.
• Hace preciso un recall: qué lote, qué proveedor, qué fecha de entrega.

5. Desperdicio: regístralo para gestionarlo

El desperdicio sin registrar no es menos desperdicio. Es desperdicio que no ves.

Haz el registro rápido para el personal, con motivos claros:

• Caducidad / spoilage
• Error de preparación
• Devolución de cliente
• Comidas del personal

Tras un mes tendrás una lista ordenada de causas, y verás que una sola causa es la mitad del número — suele arreglarse cambiando un procedimiento y no a una persona.

6. Puntos de reposición

Quedarte sin producto durante el servicio te cuesta dos veces: la venta perdida y un cliente que no vuelve deprisa.

punto de reposición = uso diario medio × plazo del proveedor + stock de seguridad

A 12 kg de pollo al día, plazo de dos días y un día de seguridad:

12 × 2 + 12 = 36 kg

Pon la alerta en 36 kg, no en «cuando parece bajo».

Cómo se ve en un solo sistema

La diferencia entre un restaurante que controla el stock y uno que lo persigue es que las deducciones ocurren en vivo y solas.

En GoSufra, el inventario está cableado a las recetas y al POS: cada venta deduce sus ingredientes del stock de la sucursal, las órdenes de compra y los albaranes lo suman, los inventarios lo corrigen y el registro de desperdicio explica la diferencia. Las alertas de stock bajo y caducidad llegan antes de convertirse en un incidente.

Y cada movimiento lleva una pista de auditoría — quién lo cambió, cuándo y en cuánto.

Una checklist semanal

1. ¿Se pesó cada entrega esta semana?
2. ¿Se contó cada línea de alto valor?
3. ¿Cuáles son las tres mayores variaciones y qué las explica?
4. ¿Cuál fue el principal motivo de desperdicio?
5. ¿Cuántos ítems se agotaron durante el servicio?
6. ¿Hay algo que caduque en siete días?

Seis preguntas, diez minutos a la semana. Esa es la distancia entre un stock que gestionas y un stock que te gestiona.