Stok kontrolü: sızıntıyı P&L’ye ulaşmadan durdurmak

Kimse restoran deposunu bir anda boşaltmaz. Sızıntı gram gram olur: biraz daha ağır porsiyon, teslimatta hiç tartılmayan kasa, rafta arkada süresi dolmuş ürün, iptal edilip hiç kaydedilmeyen sipariş. Ay sonunda rakam toplam gelir; kimse nereden geldiğini söyleyemez.

Stok kontrolü personele sert olmak değildir. Basitçe ne girdiğini, ne çıktığını ve ne kaldığını bilmektir.

1. Satın alma alışkanlık değil, karardır

Çoğu restoran «geçen haftaki gibi» sipariş verir. Bu alışkanlık ölü stoğun ilk kaynağıdır.

Siparişi gerçek tüketime bağlayın:

sipariş miktarı = (ortalama günlük kullanım × kapsama günü) + güvenlik stoğu − eldeki stok

Satın alma siparişlerine bir onay adımı koyun. Bir eşiğin üstündeki her şey yönetici gerektirince, kimsenin açıklayamadığı bir alış kategorisi kendiliğinden kaybolur.

2. Kabul: günün en önemli beş dakikası

Burada sandığınızdan fazla kazanır veya kaybedersiniz. Kural kısa:

Tartılmadan ve satın alma siparişiyle eşleştirilmeden depoya hiçbir şey girmez.

Mal kabul belgesi üç miktarı ayırmalıdır:

Bu ayrım olmadan her eksik sessizce ay sonu «stok sayımı farkına» dönüşür ve kimseye ait olmaz.

3. Sayım: haftalık ve aylık

Aylık tam sayım yetmez — sorunu olduktan otuz gün sonra keşfedersiniz.

Basit bir ayrım kullanın:

• Haftalık: yüksek değerli satırlar — et, balık, peynir, yağ, içecek. Genelde stok değerinin yaklaşık %80’ini taşıyan yirmi–otuz kalem.
• Aylık: geri kalan her şey.

Koşulları sabitleyin: aynı gün, aynı saat, kapanıştan sonra ve teslimattan önce, iki kişi — biri sayar, biri kaydeder.

4. Partiler ve son kullanma tarihleri

Gıdada parti takibi lüks değildir:

• Aşçının en yakın kasaya uzanması yerine FIFO uygular.
• Hâlâ harekete geçebilirken son kullanmadan önce uyarır.
• Geri çağırmayı kesinleştirir: hangi parti, hangi tedarikçi, hangi teslim tarihi.

5. İsraf: yönetmek için kaydedin

Kaydedilmeyen israf daha az israf değildir. Görmediğiniz israftır.

Personel için kaydı hızlı tutun, net nedenlerle:

• Bozulma / son kullanma
• Hazırlık hatası
• Müşteri iadesi
• Personel yemekleri

Bir ay sonra sıralı bir neden listeniz olur; tek bir nedenin rakamın yarısı olduğunu görürsünüz — genelde kişiyi değil prosedürü değiştirerek düzeltilir.

6. Yeniden sipariş noktaları

Servis sırasında bitmek iki kez maliyeti vardır: kayıp satış ve hızla geri dönmeyecek müşteri.

yeniden sipariş noktası = ortalama günlük kullanım × tedarikçi lead time + güvenlik stoğu

Günde 12 kg tavuk, iki gün lead time ve bir güvenlik günü:

12 × 2 + 12 = 36 kg

Alarmı 36 kg’a koyun, «düşük görünüyor»a değil.

Tek sistemde nasıl görünür

Stoğu kontrol eden restoran ile peşinden koşan arasındaki fark: düşümlerin canlı ve kendiliğinden olmasıdır.

GoSufra’da stok tariflere ve POS’a bağlıdır: her satış malzemelerini şube stoğundan düşer, satın alma siparişleri ve mal kabul belgeleri ekler, stok sayımları düzeltir, israf kaydı farkı açıklar. Düşük stok ve son kullanma uyarıları olay olmadan önce gelir.

Her hareket bir denetim izi taşır — kim değiştirdi, ne zaman, ne kadar.

Haftalık kontrol listesi

1. Bu hafta her teslimat tartıldı mı?
2. Her yüksek değerli satır sayıldı mı?
3. En büyük üç sapma nedir ve ne açıklar?
4. Başlıca israf nedeni neydi?
5. Servis sırasında kaç kalem bitti?
6. Yedi gün içinde süresi dolacak bir şey var mı?

Altı soru, haftada on dakika. Stoğu sizin yönetmeniz ile stoğun sizi yönetmesi arasındaki mesafe budur.