Controle de estoque: parar o vazamento antes que chegue ao P&L

Ninguém esvazia o almoxarifado de um restaurante de uma vez. O vazamento acontece grama a grama: uma porção um pouco mais pesada, uma caixa que nunca foi pesada na entrega, um item vencido no fundo da prateleira, um pedido cancelado e nunca registrado. No fim do mês o número chega agregado, e ninguém sabe dizer de onde veio.

Controle de estoque não é ser duro com a equipe. É simplesmente saber o que entrou, o que saiu e o que sobrou.

1. Comprar é decisão, não hábito

A maioria dos restaurantes pede «igual à semana passada». Esse hábito é a primeira fonte de estoque morto.

Amarre o pedido ao consumo real:

qtd. pedido = (uso diário médio × dias de cobertura) + estoque de segurança − estoque em mãos

E coloque um passo de aprovação nas ordens de compra. Quando tudo acima de um limiar precisa de um gerente, uma categoria inteira de compras que ninguém explica simplesmente some.

2. Recebimento: os cinco minutos mais importantes do dia

É aqui que você ganha ou perde mais do que pensa. A regra é curta:

Nada entra no almoxarifado até ser pesado e confrontado com a ordem de compra.

Uma nota de recebimento deve separar três quantidades:

Sem essa divisão, cada falta vira em silêncio «variação de inventário» no fim do mês e não pertence a ninguém.

3. Contagem: semanal e mensal

Um inventário completo mensal não basta — você descobre o problema trinta dias depois que aconteceu.

Use uma divisão simples:

• Semanal: linhas de alto valor — carne, peixe, queijo, óleo, bebidas. Geralmente vinte a trinta itens carregando cerca de 80% do valor do estoque.
• Mensal: todo o resto.

Fixe as condições: mesmo dia, mesma hora, após o fechamento e antes das entregas, e duas pessoas — uma conta, outra registra.

4. Lotes e datas de validade

Rastreio de lotes não é luxo em alimentos:

• Impõe o FIFO em vez do cozinheiro pegar a caixa mais próxima.
• Avisa antes do vencimento, enquanto você ainda pode agir.
• Torna um recall preciso: qual lote, qual fornecedor, qual data de entrega.

5. Desperdício: registre para gerenciar

Desperdício não registrado não é menos desperdício. É desperdício que você não vê.

Torne o registro rápido para a equipe, com motivos claros:

• Deterioração / validade
• Erro de preparação
• Devolução do cliente
• Refeições da equipe

Após um mês você terá uma lista ranqueada de causas e verá que uma só causa é metade do número — geralmente corrigível mudando um procedimento, não uma pessoa.

6. Pontos de reposição

Faltar durante o serviço custa duas vezes: a venda perdida e um cliente que não volta rápido.

ponto de reposição = uso diário médio × lead time do fornecedor + estoque de segurança

A 12 kg de frango por dia, lead time de dois dias e um dia de segurança:

12 × 2 + 12 = 36 kg

Defina o alerta em 36 kg, não em «quando parece baixo».

Como isso fica num só sistema

A diferença entre um restaurante que controla o estoque e um que corre atrás dele é que as baixas acontecem ao vivo e sozinhas.

No GoSufra, o estoque está ligado a receitas e ao POS: cada venda deduz ingredientes do estoque da filial, ordens de compra e notas de recebimento acrescentam, inventários corrigem, e o registro de desperdício explica a diferença. Alertas de estoque baixo e validade chegam antes de virar incidente.

E cada movimento carrega uma trilha de auditoria — quem mudou, quando e quanto.

Um checklist semanal

1. Toda entrega foi pesada esta semana?
2. Toda linha de alto valor foi contada?
3. Quais são as três maiores variações e o que as explica?
4. Qual foi o principal motivo de desperdício?
5. Quantos itens acabaram durante o serviço?
6. Algo vence em sete dias?

Seis perguntas, dez minutos por semana. Essa é a distância entre estoque que você gerencia e estoque que gerencia você.