Receitas e abate automático de stock: como vender um prato mexe no seu inventário

«O stock atualiza-se automaticamente» é a frase que todos os sistemas põem no site. O que significa na prática depende inteiramente de uma coisa que tem de construir: a receita.

Uma receita é uma lista de materiais

Para cada artigo da carta — e cada variante, porque uma grande não é uma pequena — a receita lista o que uma dose consome:

Escolha uma unidade base por ingrediente e faça todas as receitas falá-la. Comprar azeite ao litro e usá-lo ao mililitro é normal; registá-lo das duas formas é como um custo acaba errado por mil.

Rendimento e quebra: onde o dinheiro se esconde

Na própria receita há duas percentagens, e são a diferença entre o preço da fatura e a verdade:

• Rendimento % — quanto do que comprou chega ao prato. Um frango inteiro não chega ao prato ao preço do quilo comprado: limpar e desossar levam a sua parte. Custo efetivo = preço de compra ÷ rendimento.
• Quebra % — a perda de preparação habitual e esperada para aquele artigo em concreto.

Um sistema que custeia um prato só pelo preço da fatura dir-lhe-á sempre que a margem é melhor do que é. É um número confortável, e os números confortáveis são os caros.

O que acontece no momento da venda

Ao confirmar o pedido, o sistema percorre a receita e escreve um movimento de inventário por cada ingrediente, com o motivo «abate por receita». Não é uma nota nem um processo noturno: é um movimento, naquele instante, contra o stock daquela loja.

Esse único mecanismo é o que torna possíveis outras coisas:

• O custo do prato é lançado contra o preço de venda: a margem conhece-se por encomenda, não por mês.
• Os limiares de stock baixo disparam enquanto ainda pode encomendar, não depois de acabar a meio do serviço.
• Uma anulação ou reembolso estorna os mesmos movimentos: a comida cancelada não fica silenciosamente vendida.
• O stock é por loja, por isso uma sexta-feira cheia numa não esvazia os números de outra.

Substituições, sem partir o custo

As cozinhas substituem. As receitas permitem um substituto definido por ingrediente com um fator de conversão, para que trocar um artigo por outro se mantenha coerente em quantidades e custos em vez de virar um acerto sem rasto.

Automático não é o mesmo que exato

Esta é a parte que merece ser dita sem rodeios. O abate é automático; a exatidão é uma disciplina. Uma receita que diz 120 g quando a cozinha serve 160 g abaterá 120 g, com confiança, para sempre. O seu stock teórico parecerá saudável enquanto a prateleira esvazia.

A verificação é o inventário. Conte a prateleira real, compare com o que o sistema julga e leia a diferença:

O número não diz qual. Diz onde olhar, em que ingrediente e em que loja.

Quebra e excedente são lançamentos separados, de propósito

Um tabuleiro caído não é uma venda, e a produção não vendida de ontem não é perda até expirar. Ambos são registados à parte — a quebra com um motivo, o excedente com validade e estado — para que o seu custo de mercadoria e os relatórios distingam «vendemos» de «deitámos fora». Misturá-los é como uma cozinha perde a capacidade de explicar um mau mês.

Por onde começar

Não faça a receita de toda a carta no primeiro dia. Faça os seus vinte artigos mais vendidos, que costumam pesar quase todo o custo de mercadoria, e depois alargue. Vinte receitas exatas ensinam-lhe mais sobre as suas margens do que cem adivinhadas.