Quanto custa uma chávena de café: para onde vai mesmo a margem de um café

Pergunte a quem gere uma cafetaria quanto custa fazer um cappuccino e costuma receber um encolher de ombros e um número pequeno. O café é barato, o leite é barato, a margem é obviamente enorme — e mesmo assim o mês fecha apertado, outra vez.

O encolher de ombros é o problema. As bebidas parecem pequenas demais para levar ficha técnica, por isso ninguém a faz, e um negócio que vende quatrocentas coisas pequenas por dia acaba gerido a olho.

Comece pelo shot, e seja honesto quanto ao rendimento

Tudo o resto depende de um número: quanto lhe custa mesmo um shot de espresso.

A versão teórica é fácil. Um quilo de grão, com dose de 18 g para um duplo, dá:

1000 g ÷ 18 g = 55 duplos por quilo

A versão real é mais baixa, e é aí que está a questão:

• A afinação. Todas as manhãs, e sempre que a moagem se desloca ou se abre um saco novo, o barista tira shots para calibrar e deita-os fora. Três a seis duplos por dia é normal.
• A purga. Os moinhos retêm moagem. Purga-se antes da primeira bebida do turno.
• Shots passados e refeitos. Um shot que esperou demasiado, uma bebida devolvida, um erro em plena ponta.

Se perde cinco duplos por dia e gasta dois quilos, perdeu cerca de 5% do seu café antes de servir um único cliente. Ponha isso no custo:

rendimento efetivo = 55 × 0,95 ≈ 52 duplos por quilo
custo do duplo = preço do quilo ÷ 52

O correto não é estimar isto, mas pesar o desperdício durante uma semana. A maioria das cafetarias descobre um rendimento efetivo pior do que assumia, e a solução costuma estar numa afinação de moinho antes de estar numa mudança de fornecedor.

O leite é onde o dinheiro sai em silêncio

Um latte leva um determinado volume de leite. O barista vaporiza mais, porque o jarro precisa de uma altura mínima para texturar bem, e o excedente vai pelo lava-loiça.

Vaporizar 250 ml para servir 180 são 70 ml desperdiçados: 28% do leite em cada bebida com leite. Ao longo de um dia de trezentas bebidas, é uma grade de leite comprada, refrigerada e deitada fora.

Isto não se resolve a repreender ninguém. Resolve-se com os tamanhos de jarro certos para os seus formatos correntes e com uma regra: o leite vaporizado que sobra deita-se fora, não se revaporiza. Mas não se consegue gerir enquanto não estiver no custo — e quase nunca está.

O choque da embalagem

Esta é a parte que muda a forma de pensar o take away.

Numa bebida para levar, o recipiente custa frequentemente mais do que o que vai dentro. Só esse facto devia influenciar a sua tabela, a decisão de cobrar o take away ao mesmo preço da sala, e se o conjunto «grátis» de guardanapo e palhinha entregue a toda a gente merece continuar a ser hábito.

As cafetarias que igualam o preço do take away ao da sala estão muitas vezes a vender o seu formato de maior volume com a pior margem, sem saberem.

As rubricas que nunca chegam a uma ficha técnica

Uma ficha de bebida costuma ficar-se pelo café e pelo leite. O custo real não.

• Xaropes e molhos. Medidos em doses de bomba, e a bomba é a única coisa entre si e um hábito de deitar à vontade que duplica o custo.
• Chantilly, toppings, cacau em pó. Pouco por bebida, muito por mês.
• O copo de água de cortesia com cada café: tem copo, ciclo de lavagem e taxa de quebra.
• Filtragem de água. Os filtros são consumíveis com calendário de substituição. Saltá-los paga-se em reparações de máquina.
• Manutenção da máquina e mós do moinho. Não é custo por chávena, mas é custo mensal que pertence à margem de bebidas e não a um vago «reparações».

Nenhuma delas justifica sozinha uma reunião. Juntas são a diferença entre a margem que julga ter e a que a sua demonstração de resultados mostra.

Uma nota sobre shisha, onde se aplica

Se a sua casa serve shisha, custeie-a à parte e a sério. Não se parece nada com café: os consumíveis são tabaco e carvão, mas o custo verdadeiro é mão de obra e tempo de ocupação. Uma shisha exige acompanhamento, as brasas mudam-se e o cliente ocupa um lugar durante muito tempo.

Calcule tabaco + carvão + os minutos de pessoal que consome, e compare o resultado com o que aquele lugar teria rendido a servir bebidas durante o mesmo tempo. Muitos proprietários descobrem que a shisha é ou o melhor produto ou o pior, e pouquíssimos sabem qual.

O número que pesa mais do que a margem por bebida

É isto que o raciocínio de «custo das matérias» não vê numa cafetaria.

Um restaurante vende um prato e recupera a mesa numa hora. Uma cafetaria vende algo pequeno a alguém que pode ficar três. A margem por bebida quase não significa nada se o lugar estiver ocupado toda a tarde por uma única compra.

A métrica que governa mesmo uma cafetaria é a receita por lugar-hora:

receita por lugar-hora = receita diária ÷ (lugares × horas de abertura)

Acompanhe-a e outras decisões tornam-se óbvias:

• O público de portátil e wifi não é problema se consumir a cada noventa minutos. Passa a ser se não consumir.
• Uma vitrina de pastelaria na caixa vale mais do que um desconto no café, porque sobe o valor de um lugar ocupado em vez de o baixar.
• As filas na hora de ponta são um problema de lugares e não de pessoal, quando as pessoas esperam mesa e não bebida.
• As mesas de dois ganham às de quatro numa casa onde a maioria dos grupos são pares: a quarta cadeira não rende nada o dia inteiro.

Olhe em conjunto para a margem por bebida e para a receita por lugar-hora. Uma diz se o produto ganha dinheiro; a outra, se a sala ganha.

Preço: o custo dá o chão, não o preço

Custear uma bebida não lhe fixa o preço. Ninguém paga um flat white em função do preço do seu grão; paga-se pelo bairro, pelo lugar, pelo wifi, pela rapidez e pelas alternativas na mesma rua.

O que o custo dá é um chão e uma comparação. Diz-lhe:

• Que bebidas da carta perdem dinheiro em silêncio, normalmente as elaboradas com quatro ingredientes e três minutos de trabalho.
• Quais sustentam o negócio, normalmente o café simples e as bebidas com leite básicas, em volume.
• Onde uma pequena alteração de preço tem grande efeito, porque cai sobre a referência mais vendida.
• Que bebida «de assinatura» é um artigo de marketing e não de lucro: vale a pena manter, mas vale a pena saber.

Ordene as bebidas por popularidade e margem e o quadro aparece depressa. O nosso guia de engenharia de carta percorre os quatro quadrantes que daí saem.

Fazer os números aparecerem sozinhos

Fazer isto em papel uma vez é útil. Fazê-lo todos os meses à mão não vai acontecer, e não devia ter de acontecer.

Quando uma bebida tem ficha técnica associada, vendê-la abate automaticamente grão, leite e copo ao stock, e uma contagem semanal diz se o custo teórico e o real ainda concordam. Esse desvio — entre o que as fichas dizem que consumiu e o que as prateleiras dizem — é o desperdício de afinação, o leite vaporizado a mais e o xarope sem controlo, a aparecer como número em vez de como sensação.

É para isso que serve a ligação entre fichas técnicas e inventário no GoSufra: não um relatório que se lê uma vez, mas um desvio que se vê mexer semana após semana.

O que fazer esta semana

1. Pese o desperdício durante sete dias. Shots de afinação, leite deitado fora, bebidas refeitas.
2. Recalcule o custo do duplo com rendimento efetivo.
3. Custeie a embalagem de take away como rubrica própria e compare-a com o café.
4. Escreva fichas para as suas dez bebidas mais vendidas, incluindo copo, tampa e doses de xarope.
5. Calcule a receita por lugar-hora de uma semana normal.
6. Veja as duas bebidas de menor margem e decida: repreçar, redimensionar ou retirar.

Nada disto exige um consultor. Exige uma balança, uma semana e a disposição para descobrir que o mais barato da chávena era o café desde o início.